アポイントって何のこと?正しい使い方と上手なアポイントの取り方

アポイントの意味とは ビジネス用語
 

営業職では「アポイント」という言葉はよく使われますが、それ以外の職種ではなかなか使う機会も少なく、「アポイント」の意味自体を知らない人も多いでしょう。

「アポイント」とは、ビジネスシーンで取引先やクライアントと会う約束や予定のことです。

そして多くの営業職がこの「アポイント」を取ることに苦労しています。

この記事では、「アポイント」の意味や正しい使い方に加えて、上手なアポイントの取り方をご紹介します。

1.「アポイント」の意味は「面会などの約束」

意味は、面会などの約束の事

アポイント

英語:アポイントメント(appointment)

意味:面会などの約束

アポイントは、英語のappointment(アポイントメント)の略です。

よくドラマで、大企業の受付嬢が「アポイントはお取りですか?」と聞いているシーンを見たことがあるでしょう。

これは言い換えれば 「約束はされていますか?」と聞いているわけです。営業同士の会話では、さらに短くして「アポ」と略して使われることも多いです。

  • スポンサーリンク

  • 2.「アポイント」の正しい使い方と例文

    「アポイント」の意味は理解できましよね。

    ではここからは 「アポイント」の正しい使い方と例文をご紹介します。

    2−1.「アポイント」+動詞で使う

    「アポイント」は、単語単独で使うケースはまずありません。基本的には 動詞と組み合わせて使います。

    アポイントメントは語源の英語の以下の組み合わせでできています。

    • 「appoint」指名するという動詞
    • 「ment」動詞に付けて「結果」「動作」などを表す名詞を作る言葉

    つまりカタカタとして使う「アポイントメント」も名詞になるので、動詞と組み合わせて使うのです。

    • アポイントを「取る」
    • アポイントを「入れる」

    このように、「アポイント+動詞」の形で使うことが正しい使い方です。ごく稀に「アポイントが欲しい」という形容詞と組み合わせる場合もありますが、あまり正しい使い方ではないので気をつけましょう。

  • スポンサーリンク

  • 2−2.「アポイント」の例文

    「アポイント」には、以下のような使い方があります。

    <例文>

    • 明日は大切なアポイントが入っているので、ミーティングは別の日にしてください。
    • あのクライアントは、事前にアポイントを取ってからじゃないと話ができないかもしれない。
    • 電話でアポイントを取るのはあまり得意ではない。
    • アポイントを忘れないように、スケジュールを確認する。

    続いては、営業職必見の、「アポイント」を上手に取る方法をご紹介します。

    3.「アポイント」を上手に取る方法と注意点

    ここからは、「アポイント」を上手に取る方法を紹介します。アポイントの取り方には、大きく分けて以下の2つがあります。

    1. 電話
    2. メール

    一番アポイントを取るのが難しいのは、新規のクライアントにアポイントを取ることです。電話かメールでアポイントを取る方法と注意点をそれぞれご紹介しましょう。

  • スポンサーリンク

  • 3−1.電話でアポイントをとる時のコツ

    声でのみやりとりする電話でのアポイントは、以下の3つのコツがあります。

    1. 声のトーンを少しあげる
    2. 意識してゆっくり話す
    3. トークスクリプトを用意しておく

    それぞれ解説していきます。

    声のトーンを少しあげる

    電話でアポイントをとるときは、声のトーンをあげましょう。

    少し高い声は「明るい」印象を、少し低い声は「落ち着いた」印象を相手に与えることができます。

    対面の場合は、後者の方が良いですが、顔の見えない電話では、暗い印象を与えてしまいます。

    なので、電話のときは声のトーンをあげていく必要があるのです。

    意識してゆっくり話す

    また、電話をするときは意識してゆっくり話してください。

    人に話すと時は、 ゆっくり話す方が相手に内容が伝わりやすいからです。

    また、早口だと緊張しているのが伝わってしまうため、自分で「遅い」と感じるくらいのスピードで話すとちょうどいいですよ。

    トークスクリプトを作る

    事前に話す内容を決めた「トークスクリプト」を用意するのも重要です。

    商品やサービスのアピールポイントなど伝えるべきことを事前にまとめれば、短時間で伝えることが可能です。そうすれば、相手の時間を無駄に奪うこともなく、また反応次第で自分なりのトークスクリプトがどんどんできていきます。

    すると、アポ電話への抵抗がなくなっていくでしょう。

    これらをすることで、今まで取りづらいなと思っていた人でも、成果が上がる可能性があります。

    電話でアポイントをとるときは、 「声」「スピード」「トークスクリプト」の3つのコツを試してみてください。

    裏ワザ!事前にプレゼントを用意しておくと効果的!

    電話でアポイントをとる場合、いきなり電話をするのではなく、事前にプレゼントを送っておくとアポイントの取得率が飛躍的に高まります。いくつかあるコツを完全にマスターしても、電話でアポイントが取れる確率は、商材にもよりますが平均3%〜5%程度です。

    なので、 淡々と電話をかけ続けることが一番大切なことだったります。でも、やっぱりなかなかアポイントが取れないと電話をかけることに恐怖を覚えるようになります。

    そこで、電話をかけるリストに、 電話をかける前に事前にプレゼントを送っておきましょう。そして電話をかけた時に「以前○○というものを遅らせてもらったのですが、届いていらっしゃいますか?」と切り出すことで、すでに興味を持っている人に対し、電話で細かい説明をする必要がなくなります。

    事前にプレゼントを送ってからだと電話でアポイントを取れる可能性が高まるので、ぜひお試しください。

    電話でアポイントをとる時の注意点

    電話でアポイントを取る時には、必ず伝えるべきことと、アポイントが取れた時にやるべきことがあります。

    • 丁寧言葉遣い
    • 社名と自分の名前をしっかりと名乗る
    • 日時をしっかり指定する
    • 感謝を伝える

    言葉遣いや社名と名前を伝えることは基本中の基本です。トークスクリプトを作る際に気をつけるようにしましょう。アポイントが取れそうになった時、基本的には先方の都合を優先するべきですが、ある程度選択肢を与えることも大切です。

    例えば「来週ですと、○月○日の○時か、○月○日の○時のご都合はいかがでしょうか?」というような形で、提案するようにしましょう。

    電話を切る際も、再度アポイントの日時と自分の名前を伝え、 「ありがとうございます。よろしくお願いいたします。失礼します。」と、感謝の気持ちを伝え、電話を切りましょう。

    3−3.メールでアポイントを取るコツ

    最近では、電話よりもメールでアポイントを取る企業も増えてきました。メールでアポイントを取るとこんなメリットがあります。

    • 同じ文面を一斉に不特定多数に配信できる
    • お叱りを受けることが少ない
    • 先方の時間を奪わない

    メールでアポイントを取る時のコツは 「自分に会うとこんなメリットがありますよ」ということと、いつのアポイントを希望しているかしっかり日時を記載することです。

    メールだと、資料など貼付しやすく会うメリットを説明しやすいですよね。また、日時をはっきり伝えることで、相手に「いつ会いたいの?」と疑問を持たせないようにします。

    メールでのアポイントは電話と違って、伝えたいことを推敲できるのでおすすめです。

    メールでアポイントをとる時の注意点

    メールを先方に開いてもらえるかもらえないかの80%は、件名で決まると言われています。そのため、アポイントをとりたいのであれば件名はとても重要です。相手に「何このメール」と読ませる気持ちに持っていくことが必要ですが、ウソを書いてはいけません。

    <例文>

    • ××サービスとのご提案について(〇〇株式会社)
    • 資料請求のお礼とご挨拶のお願い(〇〇株式会社)
    • 打ち合わせ日程のご相談(〇〇株式会社)

    このように、一目で「要件とどんな会社」なのかわかるように、読みやすい方がいいでしょう。

    そしてメールの最後に「ここまでお読みいただき、ありがとうございました」という風に、感謝の気持ちを伝えることも大切です。

    メールでアポイントを取る場合、断られたり、クレームを受けることは少ないです。

    ただ電話と違い 「基本的には読まれない」ということを前提にしないと、反応がない時に落ち込んでしまうので気をつけましょう。

  • スポンサーリンク

  • 3−4.アポイントが取れた時は必ずお礼をする!

    先方とアポイントが取れたら、必ずお礼をしましょう。

    ビジネスマナーとしてはもちろんですが、普段の生活でも自分の要求を受け入れてもらったらお礼をしますよね。

    メールでのアポイントの場合、あなたが送ったメールの内容に興味を持ってアポイントが取れただけで、基本的には人柄がわからない人と会う約束をしているわけです。

    そんな人から、お礼もなく「●月●日 ●時に伺います」というそっけないメールが来たらあまりいい気はしませんよね。

    メールの場合は特に「こちらの送信」で終わることを心がけてください。そして、返信の際は都度お礼を入れましょう。

    ただし、相手のメールが一文だった場合、無理に返信するのもおかしいので、その辺は臨機応変に対応するようにしましょう。

    4.営業職にとってはアポイントは生命線

    営業職にとって、アポイントを取ることは その後の営業成績に繋がる大切な業務です。

    なぜなら、アポイントを取らないと商品の説明もできない・自社のアピールもできない…と、成績や契約を取る「初手」にすら立てないからです。

    つまり、アポイントメントがなかなか取れないということは、その分営業の機会が少なく、営業成績は上がりません。

    なのでアポイントが取れない人は、アポイントの取り方がまずくないか、他に方法がないか考えた方が良いですね。

    このように 営業成績をあげるためにも、アポイントを取ることを考え続けることが営業には必要なのです。

  • スポンサーリンク

  • まとめ

    「アポイント」は「取引先やクライアントと会う約束や予定のこと」のことを意味する言葉です。電話やメールなど、顔を合わせずにアポイントは取ることが一般的なので、言葉遣いや声のトーンがとても重要になります。

    またアポイントは、営業職にとってはとても大切なもので、アポイントが少なければその分成績が伸びません。営業職の方は、アポイントをたくさん取れるように、試行錯誤し続けることが大切なのです。

  • 1. 希望の勤務地は?

    2. 現在の年収は?

    3. 転職サービス

    4. 現在の年齢は?

    5. こだわり条件

    最適度0%