「ご査収」の意味とは?ご査収くださいなど用途も併せて解説!

ご査収の意味とは ビジネス用語

ビジネスメールによく使われる「ご査収ください」を「受け取ればいいだけ」と間違えて使っていませんか?

実はご査収くださいには 「よく確認して受け取る」 という意味が込めらているんです。

間違えやすいご査収の使い方について、この記事で正しく学んでいきましょう!

1.「ご査収ください」の意味とは?

意味は「内容を確認してください」

ご査収ください

意味:内容をよく確認して受け取る

ご査収の読み方は 「ごさしゅう」です。

 

言葉を分解すると、次のように分けられます。

ご:尊敬語

査:よく見て調べる、検査する

収:おさめる、取り入れる

ご査収は下記のように 相手にしっかり確認してほしいものを送った時に使います。

  • 荷物を送ったとき
  • 書類を送ったとき
  • 以前に重要なメールを送って、そのメールをあらためて確認してほしいとき
  • 今送ろうとしているメールに添付ファイルがあるとき

 

確認してほしい書類やファイルがないのに「ご査収」を使ってしまうと、何を確認すればいいのか相手を困惑させてしまうので注意!

ちなみに、粗品や案内状、ダイレクトメール、などこちらから一方的に渡すものには使いません。

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  • 2.メールに「ご査収ください」と書かれていたらどうする?

    さて、あなたがビジネスメールを開いたら文章の最後に「ご査収ください」と書かれていたら、いったいどこまで確認する必要があるのでしょうか?

    2-1.どこまで確認するべき?

    「査収」とは金銭、物品、書類などを よく調べて受け取ることです。

    ここでは書類を例にどこまで確認すべきか見てみましょう。

    見積書、注文書や履歴書がメールに添付されてきた場合、次のような細かい部分までしっかりチェックするようにします。

    • 見積書:作成日、商品・サービス名、単価、合計金額、有効期限など
    • 注文書:見積書と同じ内容+いつまでに、どのように提供して欲しいか
    • 履歴書:居住地、学歴や職務経歴、応募企業への思い、組織適応力(転職回数など)、希望給与など

    「ご査証ください」は「よく調べて欲しい」という意味が込められているので、書き間違いや双方の意思の疎通に間違いがないように隅々まで確認するようにしましょう。

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  • 2-2.「ご査収ください」に対する返事は?

    メールの「ご査収ください」に対する返信には「査収しました」など「査収」は使いません。

    送られてきたものに問題がない場合は、次のように返信して受け取った旨を伝えます。

    • 確かに受け取りました
    • 受領いたしました
    • 拝受しました
    • 確認しました

    もし送られてきたものに問題があれば、受け取った旨を伝えてから修正箇所などを伝えるようにします。

    例文を見てみましょう。

    • 少し修正のお願いがあります
    • 書類を拝見しましたが、修正していただきたい箇所がございましたのでお願いいたします。修正箇所に関しましては下記の通りです

    3.「ご査収」と「ご確認」との違いは?

    「ご査収」が使えるのは書類やデータを送った時だけです。

    「ご確認ください」は、「ご査収ください」よりも広くさまざまな場面で使うことができます。

    例えば発案〜納品までのシーンで使うなら、以下のように使い分けることができます。

    例)

    発案段階 よろしくご検討ください
    仮納品、試作 よろしくご確認ください
    納品完了 よろしくご査収ください

    まだ完成した納品物がない時は「ご確認ください」を使い、納品できる段階になったら「ご査収ください」で納品物を納めるという感じで使うといいですよ。

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  • 4.「ご査収」と「ご査証」との違いは?

    ご査証(ごさしょう)の「査」は調べる、「証」は証明するという意味です。

    「ご査証ください」とは「調べて証明してください」ということです。相手に対して証明を求めるので、ご確認やご査収よりももっと厳しいニュアンスになります。

    確認しなければいけない度合いとしては、確認<査収<査証という感じですね。

    ご査収やご確認に比べると、ビジネスメールなどで使われる頻度は低いです。

    5.ご査収は取引先や目上の人に使ってもOK

    「ご査収」は「よく確認して受け取ること」なので、取引先や目上の人にも使うことができます。

    もっとマイルドな表現にしたいなら、下記のように 「のほど(の程)」をつけると表現を和らげることができます。

    例)

    「ご査収ください」→「ご査収のほどお願いいたします」

    文章に使う場合は、ひらがなで「〜のほど」と書いた方が「〜の程」と漢字で書くよりもマイルドな印象になります。

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  • 5-1.使う前に確認すべきこと

    査収は動作をあわらす漢語(漢字の音読みに対応する言葉)です。

    文法上正しくご査収を含む文章を使えているかどうかチェックするには、 「指導」 「理解」などの動作をあらわす漢語と同じように使ってみるといいです。

    例えば「ご査収してください」なら「ご指導してください」「ご理解してください」になり、違和感のある言い回しになってしまいます。

    この場合は用法に問題があるため、避けたほうがいいと判断できます。

    5-2.例文

    ここでは「ご査収」を使った6種+英語表現の例文を紹介します。

    目上の人に使わない方が無難な表現もあるので、よく確認しておきましょう。

    目上の人
    ご査収ください
    ご査収の程
    ご査収願います
    ご査収くださいませ
    ご査収くださいますよう
    ご査収お願いいたします

    例1)ご査収ください

    「~ください」は「~してくれ」という命令形の敬語表現です。

    敬語表現ではありますが、命令形なので、 目上の人や上司に使う際は失礼に当たる可能性があります。

    • お見積書を添付致しますのでご査収ください。(見積書添付メール)
    • 本日領収書を発送いたしましたのでご査収ください。(領収書の郵送)

    例2)ご査収の程

    より丁寧に伝える場合は「ご査収の程」に 「よろしくお願いいたします」や「よろしくお願い申し上げます」をセットで使います。

    • お見積書を添付致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
    • 本日領収書を発送いたしましたので、ご査収の程どうぞよろしくお願いいたします。。

    「よろしくお願いいたします」というお願いの言葉をつけることで、「よく確認してから受け取るようお願いします」という意味になり、自分の立場を下げて相手にお願いするニュアンスが強まります。

    例3)ご査収願います

    「〜願います」は謙譲語や尊敬語ではないので、 取引先の人など社外の人に向けて使用することも好ましくないです。

    相手にお願いをしている言い方ではありますが、「お願いいたします」や「お願い申し上げます」に比べるとラフな表現なので 目上の人には使わない方が無難です。

    • ご依頼いただきました資料を送付いたしますので、ご査収願います。(資料添付メール)
    • 提出書類一式を同封致しましたのでご査収願います。(提出書類の郵送)

    例4)ご査収くださいませ

    「~してください」に「ませ」をつけることで柔らかい印象となり、丁寧に聞こえます

    しかし、「~ください」は「~してくれ」」を丁寧な言い回しにした命令形です。そのため、 上司や目上の人には少し失礼に当たるので気をつけましょう。

    • 前回のお打ち合わせ時の資料をお送りいたします。添付されているPDFにてご査収くださいませ。(資料添付メール)
    • 請求書を送付しましたので、ご査収くださいませ。(請求書の郵送)

    例5)ご査収くださいますよう

    「~してくれ」の丁寧な表現「~ください」にさらに「~ますよう」をつけることで、より柔らかくて丁寧な印象になります。

    また「ご査収くださいますよう」はとても丁寧な使い方なので、 上司や目上の人に使っても問題ありません。

    • 企画書を添付致しましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。(企画書メール)
    • 訂正いたしました企画書を同封いたしますので、よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。(訂正書類の郵送)

    例6)ご査収お願いいたします

    お願いいたしますは、「願い」の丁寧表現「お願い」と、「します」の謙譲語「いたします」を組み合わせた表現です。

    「ご査収ください」よりも丁寧な表現になるので、 上司や目上の人にも使えます。さらに丁寧にするには「ご査収の程」をつけるといいでしょう。

    • 提出書類を返却させていただきますので、ご査収お願いいたします。(書類返却)
    • ファイルの中に修正した企画書を入れておきましたので、ご査収くださいお願いいたします。(ファイル送付メール)
       

    例7)ご査収を英語で表現したいとき

    英語で「ご査収ください」と伝える場合は、 see、find、confirm、Please toなど「よく確認して受け取る」というニュアンスの英語を使えばOKです。

    「ご査収」は添付書類など確認して欲しいものがある場合に使うので、 attachment(添付)をつけると何を確認して欲しいのかはっきり伝えることができます。

    • Please have a look.(ご査収ください。)
    • Please find the attached invoice. (添付の請求書をご査収ください。)
    • I am sendind you a proposal.Please read a details.(ご提案書を送りますので、ご査収ください。)
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  • 6.「ご査証ください」を使うときに気をつけるポイント

    こちらから「ご査収ください」を使ってビジネスメールを送るときは、以下の5つのポイントをチェックしておきましょう。

    1. 確認してほしいポイントを明記する
    2. ファイルの種類を確認する
    3. 間違ったファイルを添付していないか確認する
    4. 添付ファイルの容量を確認する
    5. ファイルの安全性を確認する

    ①確認してほしいポイントを明記する

    ご査収くださいという表現と添付ファイルだけだと、どこを確認して欲しいのかわかりにくく、相手に負担がかかります。

    双方で確認ポイントにズレが出ないように、「添付ファイルの5ページ3行目〜5行目」のように 確認して欲しいポイントを明記しておきましょう。

    ②ファイルの種類を確認する

    添付したファイルを開くためのソフトを相手も使っているとは限りません。

    ビジネスで利用者が多いのはMicrosoftのOfficeツールですが、受け取る相手はMacならソフトをインストールしていないとファイルが開けません。

    できれば ファイルを送る前に相手のネット環境を確認しておきましょう。

    他にも、「docx、xlsx、pdf、jpg」などどの拡張子が最適かをチェックしておいた方が親切です。

    確認できない場合は、PDFファイルやテキストファイルのようなネット環境に左右されずに閲覧できるファイルに変換して送ると安心です。

    ③間違ったファイルを添付していないか確認する

    間違ったファイルを添付してしまうと、また正しいファイルを送らなければならず相手の手間を増やしてしまいます。

    機密情報がまとめられた資料などを間違って添付してしまえば、情報漏洩の危険もあります。

    ④添付ファイルの容量を確認する

    添付ファイルのサイズが大きすぎると、相手の環境によっては開けないことがあります。

    ビジネスメールのマナーの基本で覚えておきたいのは次の2点です。

    • ファイルサイズ3MB超はZipに圧縮する
    • 10MB以上なら「大容量ファイル転送サービス」を利用する

    ただし、大容量ファイル転送サービスを利用する場合、相手のセキュリティ環境の問題で送れないことがあります。

    ファイルサイズが10MBを超える場合は事前に送り先の担当者にファイル送信方法を確認しておいた方がいいでしょう。

    ⑤ファイルの安全性を確認する

    ウイルスに感染したファイルを送ってしまうと、相手に大きな迷惑をかけてしまいます。

    Gmailなどは自動でウイルススキャンをしてくれますが、利用しているメールサービスや使っているPCにセキュリティソフトが入っていない場合は日頃からセキュリテイチェックをしておきましょう。

    【補足】「ご査収ください」を使わない方がいい場合

    同封、添付するものが多い場合や、相手に確認してもらいたい箇所が複数ある場合は「ご査収ください」は使わない方がいいです。

    この場合は以下のようにしましょう。

    • 文面で確認して欲しいところを具体的に伝える
    • 紙の書類の場合は付箋などを貼り、「付箋を貼った箇所についてご確認くださいませ」など一文を添える

    「ご査収ください」は相手に確認して欲しいポイントがパッと分かるシーンで使うのが無難です。

    まとめ

    「ご査収ください」は「よく確認してお受け取りください」という意味です。

    何も確認するものがないときは使えないので、その場合はご査収は使わないようにしましょう。

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