「ご担当者様」の使い方!「御中」「各位」との使い分けや英語も紹介

ご担当者様の意味とは ビジネス用語

株式会社マートファスト 人事部 採用ご担当者様

「ご担当者様」は 「○○様」に変わる宛名で、手紙やメールで相手の名前が不明な時に用います

ビジネスシーンで、「ご担当者様各位」や「ご担当者 御中」などと表記してしまっている人はいませんか?

「ご担当者様」は頻繁に使用する言葉なので、正しいビジネスマナーを理解し相手に失礼にならないように使いましょう。

そこで今回は「ご担当者様」の意味、正しい使い方、その他の正しい宛名の書き方、さらに英語表現まで詳しく紹介していきます。

1.「ご担当者様」の意味とは

「ご担当者様」の読み方と意味を、以下で紹介します。

ご担当者

読み:ごたんとうしゃさま

送り先の相手の名前が分からない時の「○○様」に当たる意味

ビジネスでは書類やメールなどを通して相手とやりとりする場面が多く、 誰宛てに送ったものなのかを記載する必要があります。

しかし相手の名前が分からない、または名前は分かるけれど漢字を知らないという状況では、宛名を書くことができません。

そのような場合に、宛名として使うのが「ご担当者様」です。

2.「ご担当者様」の使い方

ご担当者様の使い方

「ご担当者様」は、宛名として書く相手の名前が分からない場合に使いますが、 単に「ご担当者様」だけ表記してはいけません

ビジネスシーンで「ご担当者様」を使う際は、以下の点を理解した上で正しく使用しましょう。

それでは、それぞれのポイントについて詳しく説明します。

2-1.部署が分かっている場合の「ご担当者様」

送り先相手の部署が分かっている場合は、以下の順番で宛名を書きます。

株式会社○○ 部署名 ご担当者様

送り先相手が同じ会社内で違う部署の人であれば、会社名は省略することができますが、 社外宛ての場合は必ず正式な会社名を最初に記載しましょう。

資料などを送ったりする場合は「受注」を付け加えて「受注ご担当者様」、履歴書などを送る場合は「採用ご担当者様」と書きます。

「ご担当者様」を宛名で書く場合は、以下の例のように使いましょう。

<例>

  • 株式会社○○ 経理部 ご担当者様
  • 株式会社○○ 営業部 受注ご担当者様
  • 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様 

2-2.担当が2人以上いる場合は「各位」を使う

2人以上の相手に同時に送りたい場合は、 「皆様」という意味の「各位」を以下のように使います。

  1. ご担当者各位
  2. ご担当各位

「ご担当者様各位」と「様」を残したまま「各位」を付けるケースが見られますが、これは誤りです。

なぜなら「各位」は、それだけで敬語表現になるため二重敬語となるからです。

複数の送り先がいる場合は、以下の例のように「各位」を使いましょう。

<例>

  • 株式会社○○ 営業部 ご担当各位
  • 株式会社○○ 経理部 ご担当者各位

2-3.「様」と「御中」は同時に使用できない

「ご担当者様」を使った宛名で、以下のような表記を見る事がありますが、これは間違いです。

【誤用例】

  • 株式会社○○ 営業部御中 ご担当者様
  • 株式会社○○ 営業部 ご担当者様 御中

以下の表で、「様」と「御中」の使い方について説明します。

  御中
対象 人や個人名に対して 会社や部署に対して
宛名として書く場合 宛名が「人」で終わる時 宛名が「会社、部署」で終わる時

「御中」も「様」と同様、敬語表現になるため同時に使用することは二重敬語になります。

「○○さん」や「担当者」宛てに何かを送る時には、宛名表記は「○○様」「ご担当者様」です。

一方、会社全体や部署全体というように、特定した個人宛てではない時は、「御中」を使います。

では「様」と「御中」の使い方を、以下の例で確認してみましょう。

<例>

  • 株式会社○○ 営業部 ご担当者
  • 株式会社○○ 人事部 田中太郎
  • 株式会社○○御中
  • 株式会社○○ 経理部御中
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  • 3.「ご担当者様」の英語表現

    ご担当者様の英語表現

    英語で「ご担当者様」と表したい時は、以下のように書きます。

    Dear ○○,

    「Dear」は「親愛な」という意味があり、 宛名で書くと「(親愛なる)○○様」というように敬意のこもった表現になります。

    ○○に入るのは、「Sir」「Madam」「部署名」「役職」などです。

    「Sir」は相手が男性の場合に敬意を込めて呼ぶ呼び方で、「Madam」は相手が女性の場合に使います。

    相手の性別が不明な場合には「Sir or Madam」と表記します。

    またフォーマルの手紙やメールでは、最後に結びの言葉として「Sincerely,○○」「Sincerely yours,○○」(敬意を込めて、心より)を入れましょう。

    ただし「Dear Sir,」や「Dear Madam,」で始めた手紙には「Sincerely yours,」の代わりに「Yours faithfully,」を使うのが一般的です。

    「Yours faithfully,」は面識のない相手に敬意を表す結びの言葉で、「Sincerely yours,」などより更にフォーマルな表現として扱われています。

    それでは以下の例文で、「ご担当者様」の英語表現を確認してみましょう。

    <例文>

    • Dear Sir,
      ——-
      Yours faithfully,
      Taro Yamada
      (ご担当者様 —— 敬意を込めて 山田太郎より)
    • Dear Madam,
      ——-
      Yours faithfully,
      Hanako Yamada
      (ご担当者様 —– 心より 山田花子)
    • Dear Sir or Madam,
      ——-
      Yours faithfully,
      Akiko Sato
      (ご担当者様 —– 敬意を込めて 佐藤明子)
    • Dear Customer Service,
      —–
      Sincerely,
      Ziro Sato
      (カスタマーサービス御中 —– 心より 佐藤次郎)
    • Dear Sales departure representative,
      ——-
      Sincerely yours,
      Mari Tanaka
      (営業部ご担当者様 —– 心より 田中真理)

    4.その他のビジネスでの正しい宛名の書き方

    宛名を書くときのビジネスマナーは、社内宛てなのか、社外宛てなのかで違いがあります。

    宛名の書き方を、社内宛てと社外宛てに分けて詳しく説明するので、ぜひ参考にしてみましょう。

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  • 4-1.社内宛ての手紙やメール

    同じ会社内の相手に手紙やメールを送る時には、 会社名は省略して以下の基本形で宛名を書きます。

    部署名 役職名 名前 敬称

    たまに「課長様」などといった表現を目にしますが、「課長」「部長」などの役職名には「様」は付けません。

    また、部署全体に向けて送る際は、「○○各位」と書きます。

    では以下の例で、社内宛ての宛名の書き方を確認してみましょう。

    <例>

    • 営業部 課長 田中様
    • 営業部 田中課長
    • 人事部各位

    4-2.社外宛ての手紙やメール

    取引先などに手紙やメールを送る場合には、以下の基本形に当てはめて宛名を書きます。

    会社名 部署名 役職名 氏名 敬称 

    会社名は ㈱ などと省略形で書かず、「株式会社○○」と正式に書きましょう。

    「ご担当者様」と同様、「御中」と「様」は同時には使いません。

    また、 複数送り先がいる場合には、役職の高い順に名前を並べましょう

    社外宛ての宛名は、以下の例のように書きます。

    <例>

    • 株式会社○○ 営業部 部長 山田太郎様
    • 株式会社○○ 人事部御中
    • 株式会社○○ 経理部 山田部長、佐藤課長、斎藤様
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  • まとめ

    「ご担当者様」は 「○○様」に変わる宛名で、手紙やメールで相手の名前が不明な時に用います

    基本的には「①会社名」「②部署名」「③ご担当者様」という順で表記します。

    担当者が2名以上いる場合の表記は、「様」を除いて「ご担当各位」または「ご担当者各位」と書きます。

    また「御中」は会社や部署に対して使う表現なので、「ご担当者様」と宛名に記載する場合には使わないように注意しましょう。

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