インボイスとは?意味や書き方・フォーマットをわかりやすく紹介!

インボイスの意味とは ビジネス用語

インボイスとは、 「海外へ荷物を輸出する際に必要な送り状」のことです。

海外に荷物を送る際に必要となる書類ですが、貿易関係の知識がないと、なかなか聞き馴染みのない言葉ですよね。

さらに、インボイスにはいくつか種類もあり、どういった目的で使用するものなのか初心者にはわかりにくいです。

そこで、この記事では インボイスとは何か、何のためにインボイスが必要なのかをわかりやすく説明します

インボイスを迷わず書くためのフォーマットもご紹介しているので、知識0からでもインボイスについて理解することができますよ。

ぜひ参考にしてください。

1.インボイスの意味とは?

インボイス

英語表記:invoice

海外へ荷物を輸出する際に必要な送り状

インボイスは、海外へ荷物を送る際に、送り主が用意する必要がある書類の一つです。

日本語では「送り状」といった意味があります。

インボイスを確認することで、その荷物がどこからどこへと送られるものなのか、また、内容物の品名や値段などの詳細がわかるようになっています。

なお、インボイスには5つの種類がありますが、「インボイス」といった場合は通常「コマーシャルインボイス(Commercial Invoice)」のことを指します。

海外へ発送する荷物には、必ずコマーシャルインボイスが必要です。

補足.インボイス制度(方式)の意味とは?

日本では馴染みがない制度ですが、 EU諸国では「インボイス税額控除方式」という制度があります。

インボイス方式では、仕入先から仕入元へのインボイス(納品書)の発行が義務付けられています。

インボイスに商品の値段の他、仕入先が支払った税額も記載することで、二重課税を防ぐことが可能です。

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  • 2.インボイスが必要なシーン

    商品売買契約から、海外への商品発送までの流れを大まかに分けると以下のようになります。

    1. 見積もり
    2. 注文
    3. 請求
    4. 発送手配
    5. 輸出通関
    6. 輸入通関

    上記の流れにおいて インボイスが必要となるのが、3番の請求時と、5番と6番の通関時です。

    インボイスの本来の目的は売り手(輸出者)と買い手(輸入者)間での取引明細の役目のため、請求時に利用されます。

    また、インボイスは通関時にも利用されます。

    通関とは海外に物を送る際には、必ず輸出や輸入の許可を得るための手続きのことです。

    通関は、輸出国と輸入国それぞれの税関で行われます。

    税関では、輸出入を行ってはいけない商品が含まれていないか、また、輸入時の場合は必要な税金(関税など)を支払っているのか、などのチェックを行います。

    そうして、問題がないことを確認して初めて相手の元へ荷物が届くのです。

    そのため、輸入通関の際にインボイスに不備があると、取引の遅延や、最悪の場合は荷物の返送などの事態になることもあります。

    3.インボイスに必要な情報

    一般的に、 インボイスに記載する必要のある情報は以下のとおりです。

    1. インボイスナンバー
    2. 作成年月日
    3. 差出人情報(社名、住所、担当者氏名、電話番号など)
    4. 受取人情報(社名、住所、担当者氏名、電話番号など)
    5. 内容物の明細(具体的な品名、数量、単価、品名ごとの総額、合計額、原産国名)
    6. 用途
    7. 建値
    8. 通貨
    9. 差出人の署名
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  • 3−1.インボイスの書き方・フォーマット例

    運送会社によって、インボイスのフォーマットが用意されていることが多いです。

    そのため、各運送会社のホームページからインボイスのフォーマットをダウンロードして記入することで、簡単にインボイスの作成が行なえます。

    一部の運送会社のフォーマット例を以下にご紹介します。

    日本郵便のインボイスフォーマット(インターネット版)

    日本郵便では、 Microsoft Excelのインボイス用フォーマットを公開しています。

    フォーマットは、こちらのページからダウンロードが可能です。

    記載例と各項目の説明がこちらのページで説明されているため、合わせてご参照ください。

    OCSのインボイスフォーマット(インターネット版)

    OCSでも、Excelのインボイス用フォーマットが公開されています。

    こちらのページで、 記載例の確認とフォーマットのダウンロードが可能です。

    4.インボイスの5つの種類

    インボイスには以下の5つの種類があります。

    荷物を送る国によって、必要となるインボイスの種類が異なります。

    1. プロフォーマインボイス(Proforma Invoice)
    2. コマーシャルインボイス(Commercial Invoice)
    3. シッピングインボイス(Shipping Invoice)
    4. カスタムズインボイス(Customs Invoice)
    5. コンシュラーインボイス(Consular Invoice)

    以下では、それぞれのインボイスの解説を行います。

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  • 4−1.プロフォーマインボイス(Proforma Invoice)

    • 目的:見積書、輸入許可申請、L/C発行申請
    • タイミング:売買契約前、輸入許可申請時、L/C発行依頼時

    プロフォーマとは日本語で「仮に」という意味で、仮のインボイスという意味があります。

    プロフォーマインボイスが必要なケースとしては、以下のケースが挙げられます。

    • 本来の契約書の作成までに時間がかかる場合
    • 荷物輸送に際し、輸入許可(Import License)が必要な場合
    • 売り手(輸出者)と買い手(輸入者)の決済方法がL/C決済の場合

    なお、プロフォーマインボイスは公的な書類ではないため、 通関などで使用することはできませんので注意しましょう。

    4−2.コマーシャルインボイス(Commercial Invoice)

    • 目的:請求書、取引明細書、輸出入申告
    • タイミング:請求時、輸出入通関時

    コマーシャルインボイスは、代金請求や通関時に使用される正式書類です。

    そのため、品物の名称や金額などを細かく正確に記入する必要があります。

    コマーシャルインボイスを見ることで、荷物の詳細を把握することが可能です。

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  • 4−3.シッピングインボイス(Shipping Invoice)

    • 目的:出荷案内書、積荷費用の代金請求書、納品書
    • タイミング:出荷案内時、配送手配時、輸出入通関時

    シッピングインボイスは請求書としての効力がコマーシャルインボイスより劣るため、納品書として利用されるケースが多い書類です。

    請求などのやり取りの際はコマーシャルインボイスを用いるのが良いでしょう。

    4−4.カスタムズインボイス(Customs Invoice)

    • 目的:輸入申告
    • タイミング:輸入通関時

    カスタムズインボイスとは、輸入する荷物に対して、輸入国の税関で適正な課税価格を確定する際に使用される書類になります。

    カスタムズインボイスは、特定の国に荷物を輸出する際に必要です。

    カスタムズインボイスが必要な国の例を以下にいくつかあげます。

    • オーストラリア
    • ニュージーランド
    • カナダ
    • イギリス
    • 南アフリカ

    カスタムズインボイスは売り手(輸出者)が買い手(輸入者)へ発行し、買い手(輸入者)が輸入国の税関に提出します。

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  • 4−5.コンシュラーインボイス(Consular Invoice)

    • 目的:輸入申告、貿易統計資料作成
    • タイミング:輸入通関時

    コンシュラーインボイスは、輸出国に駐在する輸入国の領事が使用するインボイスです。

    カスタムズインボイス同様、 課税価格の査定の他、統計資料の作成などにも使用されます。

    現在では、中南米諸国やアフリカ諸国など、一部地域への取引で使用する場合があります。

    買い手(輸入者)から要請があった際に、売り手(輸出者)が発行します。

    まとめ

    インボイスは海外へ荷物を送る際に必要な書類で、取引の明細書としてだけではなく、通関などの際にも必要です。

    貿易関連の知識がない場合はぴんとこないかもしれませんが、 インボイスがないと海外へ荷物が送れない場合もあり、非常に重要な書類になります。

    送り先の国などによっても必要な書類の種類や数が異なる場合があるので、事前に調べておくことが大切です。

  • 1. 希望の勤務地は?

    2. 現在の年収は?

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    4. 現在の年齢は?

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