「リマインド」の意味とは?リマインドメールのマナーも解説!

リマインドの意味とは ビジネス用語

「リマインド」には、 「思い出させる」という意味があります。

ビジネスシーンでは「リマインドメール」という用語で多用されますが、リマインドメールのマナーなどは理解できていますか?

今回は「リマインド」の意味や使い方、リマインドメールのマナー、さらにリマインドの類語表現も詳しく紹介していきます。

1.「リマインド」の意味

意味は、思い出させる

リマインド

意味:思い出させる

「リマインド」は、 英語の「remind」が語源です。

「マインド」には「心、気持ち」という意味があり、「再び、再度」という意味合いの「リ(re)」をつけることで「心に再度呼びかける=思い出させる」となります

では、「リマインド」の語源となった「remind」についても見ていきましょう。

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  • 英語「remind」について

    「remind」には、以下の意味があります。

    【remind】

    思い出させる、思い起こさせる、注意する

    「remind」は、以下の基本形で使われます。

    1. remind ○○ of 名詞:○○に(名詞)のことを思い出させる
    2. remind ○○ to ~:○○に~することを思い出させる

    では、「remind」使った例文を見てみましょう。

    <例文>

    • You remind me of my little sister.
      (君を見ていると、妹を思い出すよ。)
    • I reminded myself to call my mom.
      (お母さんに電話しなきゃいけないことを思い出した。)

    「リマインドメール」とは?

    ビジネスでは「リマインドメール」という用語を頻繁に耳にします。

    「リマインドメール」は、 以前一度お知らせしたことを、再確認するために送るメールのことです。

    例えば、11月の中旬に「忘年会は12月28日です」と知らせても、全員が日程やイベントを覚えているとは限りません。

    そのような時に、「リマインダーメール」として「再度お知らせしますが、忘年会は…」という意味合いで送ります。

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  • 「リマインダー」とは?

    「リマインダー」は、 「思い出させる機能」のことを指します。

    例えば、携帯やパソコンで、カレンダーにスケジュールを入力すると、前日や当日にお知らせが届き予定を思い出させてくれます。

    またインターネットで、自分の設定したパスワードを忘れてしまった時に使われる機能も、リマインダーというものです。

    これは、予め設定したいくつかの質問に答えることで、パスワードの代わりに本人確認を行います。

    2.「リマインド」の使い方

    リマインドの使い方

    「リマインド」は、「リマインドする」や「リマインドメール」というフレーズで頻繁に用いられます。

    「思い出させる」の他にも「再確認する」という意味合いがあり、以下の例文のように使われます。

    <例文>

    • 明日、絶対提出しなきゃいけない課題があるんだ。今日の夜リマインドしてくれる?
    • すっかり忘れてた!リマインドしてくれてありがとう!
    • 明後日の会議の変更の件だけど、忘れている人がいるかもしれないからリマインドメールを送ってくれるかな?
    • 集合場所と時間について、グループラインでリマインドしてくれると助かるな。

    リマインドメールは、特にビジネスシーンにおいて重要な役割を持つものです。

    例えば、以下のようなシーンでリマインドメールが送られることがあり、相手との認識のズレや間違いを防ぐのに便利です。

    • 取引先とのアポイントの再確認
    • 会議や飲み会などの出欠の確認
    • 以前送ったメールに対しての返信が遅れている時
    • 提出期限、締め切りが近くなってきた時

    以前お知らせをしたけれど、それから時間が空いてしまっている場合は、相手も内容を忘れていることがあります。

    そのような時に、再確認の意味合いでリマインドメールを送ると「どちらかが忘れていた」「勘違いして認識していた」というトラブルを防ぐことができます。

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  • 3.「リマインドメール」の送り方

    リマインドメールの送り方

    ビジネスシーンの「リマインドメール」は、ただ再確認のためにメールを送るのではなく、 基本的なマナーを守ることが大切です。

    相手を不快にさせないよう以下のポイントに気を付けましょう。

    では、それぞれのポイントを詳しく解説します。

    3-1.件名に「リマインド」とは入れない

    メールの件名に「リマインド」と入れるのは控えましょう。

    リマインドメールの際は 「○○について」と内容を書き、「(再確認)」「(未回答の方へ再確認)」「(確認依頼)」などを付け足します

    「リマインド」と書かれていたら「まるで自分が忘れているかのようだ」「急かされているみたい」と感じる人がいるかもしれません。

    特に上司や取引相手に対しては、「覚えていますか?」のような意味合いにも捉えられ、失礼です。

    「リマインドメール」の件名は、以下のように記載します。

    <件名の例>

    • 来週の会議について(再確認)
    • 忘年会の件について(未回答の方へ再確認)
    • 資料の提出日締め切りについて(確認依頼)

    3-2.内容は「挨拶⇒本題⇒(代替案)⇒締めの言葉」

    リマインドメールの内容は通常のビジネスメールと同様、 「挨拶⇒本題⇒(代替案)⇒締めの言葉」の順で書きましょう。

    「本題」では、以下の5W1Hの形式で書くと分かりやすい内容になります。

    【5W1H】

    • what ⇒ 何に対してのリマインドなのか
    • where ⇒ 内容やイベントの場所はどこか
    • when ⇒ 日程はいつか、期限はいつまでか
    • who  ⇒ 誰が出席予定か、誰に返信をすればいいか
    • why  ⇒ なぜそのイベントが行われるのか
    • how  ⇒ どのようなアクションは必要か(例:交通機関の紹介、必要なものなど)

    「代替案」は、全てのリマインドメールで必要なものではありません。

    例えば、飲み会などのイベントで予定していた日程や場所、時間の都合がつかなくなってしまう場合もあります。

    そのような時に「○○に変更になる可能性があります」のような、代替案を記載しておくと親切です。

    3-2.「リマインドメール」の例文

    それでは「リマインドメール」の例文を、以下で確認してみましょう。

    <例1:取引先との打ち合わせ日程のリマインドメール>

    【挨拶】大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中です。

    【本題】以前よりお知らせしていた打ち合わせの日時について、改めてご連絡させていただきます

    日時:12月20日(月) 15時~ 
    場所:貴社において
    目的:来年度のイベントスケジュール調整の件での打ち合わせとなります。

    私と弊社企画課の部長佐藤がお伺いさせていただきます。

    【締めの言葉】大変なご多忙中とは存じますが、御調整のほど、よろしくお願いいたします。

    <例2:会社の飲み会出欠のリマインドメール>

    【挨拶】お疲れ様です。山田です。

    【本題】先日ご案内しました、飲み会について再度確認の連絡です。

    日時:10月22日(金) 19時~
    会場:〇〇〇
       東京都日本橋△△1-2-3 ビル3階(予約名は山田です)
    参加費:4,000円

    今のところ、15人ほど参加予定です。

    まだ出欠の確認がとれていない方がいらっしゃるので、今週金曜日までに山田まで返信いただけると幸いです

    また、都合が悪くなって出席できなくなった方は、当日12時までに山田までご連絡ください。

    【締めの言葉】お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

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  • 4.「リマインドメール」の返信

    リマインドメールの返信

    「リマインドメール」を受け取った際には、以下のポイントに気を付けましょう。

    1. 覚えていても返信する
    2. 返信はできるだけ早めに
    3. 承知しました」「ありがとうございます」などの一言を添える
    4. 返信が遅れてしまった場合は、謝罪の一言を添える

    再確認の「リマインドメール」には、内容を覚えている場合でも 基本的に返信をした方が丁寧です。

    ただし「まだ未回答の人は、返信をください」などといった内容で、既に自分は回答済の場合は返信はしなくても大丈夫です

    返信のタイミングは、「リマインドメール」を読んだ後、すぐに返信するのが良いでしょう。

    「リマインドメール」を送ってくれた相手の配慮に対して、「ありがとうございます」などの一言があると親切です。

    もし出欠の確認で予定が分からない場合は、「大変申し訳ございませんが、当日の都合がまだ分からないので改めてご連絡させてください」などと返信しましょう。

    また、返信が遅れた場合には「返信が遅くなり大変申し訳ありません。〇〇の件、承知いたしました。」と入れると相手への配慮が現れます。

    5.「リマインド」の類語表現

    リマインドの類語

    「リマインド」の類語表現には、以下のようなものがあります。

    では、それぞれの類語について詳しく見てみましょう。

    5-1.再確認(さいかくにん)

    「再確認」は、 「確認の漏れがないか、再度チェックすること」です。

    「再確認」は、「再び確認することで思い出させる」という意味合いもあり「リマインド」と同じ使い方をします。

    そのため、以下の例文のように入れ替えることができます。

    <例文>

    • 明日の会議の件だけど、皆にリマインドしてくれるかな?
      (明日の会議の件だけど、皆に再確認してくれるかな?)
    • リマインドしてくれたおかげで、締め切りを忘れずにすんだよ。
      再確認してくれたおかげで、締め切りを忘れずにすんだよ。)

    5-2.催促(さいそく)

    「催促」は、 「物事を早く行うよう要求すること、促すこと」という意味があります。

    「リマインド」と「催促」は、以下のような違いがあります。

      リマインド 催促
    意味 思い出させること 物事を早く行うよう促すこと
    ニュアンス 単純に再確認を行う 相手に指示をしている

    相手に「再確認」を行う「リマインド」に対し、催促は相手に指示を出し急かしているような印象があります。

    「催促メール」という場合も、「早く○○してください」と何かを急いで要求される内容が含まれます。

    では、「リマインド」と「催促」を使った例文を以下で確認してみましょう。

    <例文>

    • 明日は大事な発表があるから、原稿を忘れないよう明日の朝リマインドしてくれる?
    • 来週が発表だからって、原稿を催促されたよ。
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  • まとめ

    「リマインド」は「思い出させる」という意味です。

    ビジネスシーンでは、大事な日程やイベントが近づいてきた際に、再確認の目的で「リマインドメール」を送ります。

    「リマインドメール」は、送り方や返信の仕方によっては相手を不快にさせてしまうことがあります。

    今回紹介した「リマインドメール」のマナーに従って、相手に失礼にならないようスムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

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