「在中」と書くメリットとは?正しい意味と使い方や書き方を紹介

在中の意味とは ビジネス用語

先方に請求書を送付する際「あれ?見積書在中ってどこに書くんだったっけ?」と迷ってしまうことが無いですか?

その「見積書在中」の「在中(ざいちゅう)」は 「中に(書類や金品などが)入っている」を封筒などに表記する言葉です。

本記事では「在中」の意味や使い方、類語や英語表現、または間違えやすい誤用表現を紹介します。

「在中」の正しい意味や使い方を知ることで、ビジネスマナーの重要性を再認識することができますよ。

是非、参考にしてみてくださいね。

1.「在中(ざいちゅう)」の意味:「中に(書類や金品などが)入っている」を表記する言葉

在中

読み:ざいちゅう

意味:「中に(書類や金品などが)入っている」を表記する言葉

「在中(ざいちゅう)」とは 「中に(書類や金品などが)入っている」を表記する言葉を意味します。

ビジネスは元より、日常生活においても「請求書在中」「保険証書在中」や、就活・転職の際の「履歴書在中」「応募書類在中」などのよく使われる言葉です。

1-1.「在中」の漢字について

ここでは「在中」の言語由来や、漢字を分けた上で更に意味を紹介します。

それぞれの漢字の意味は次の通りです。

  • 」:物がそこにある
  • 」:真ん中、3つに分けた2番目 

この2つの漢字の意味を繋げると「この中に物がある」となり、転じて 「中に○○○が入っている」という意味に解釈されるのです。

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  • 1-2.「在中」の意味が「中に人がいる」と間違えやすい

    「在中」は「在」と「中」の漢字が使われている印象から、「在籍」や「駐在」の意味と間違えやすい傾向にあります。

    しかし、前述の通り「在中」の正しい意味は「中に(書類や金品などが)入っている」を表記する言葉であり、「中に人がいる」意味そのものは実は間違いなのです。

    2.「在中」の使い方と書き方

    次に「在中」の使い方と書き方について、以下の7つを紹介します。

    1. 在中」が「中に何かが入っている」を提示する時に使う
    2. 在中」の書き方と記載する位置は「縦書き」「横書き」で異なる
    3. 在中」を書く際の文字の色は「赤」や「青」が多い
    4. 在中」を書く際の文字の大きさ
    5. 在中」を書く際は線で囲む
    6. 在中」を書く時の筆記用具は「油性ペン」か「スタンプ」
    7. 在中」を記載した方がいい書類

    それぞれ説明します。

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  • 2-1.「在中」は「中に何かが入っている」を提示する時に使う

    送付先担当者に「中に封入されているモノの重要性」を提示する時に「在中」を使います。

    送付する際に「(各種書類)在中」と封筒に記載することで、送付先担当者が「何が入っているか」を認識させることができるのです。

    「在中」の例として「エントリーシート在中」「見積書在中」「履歴書在中」などがあります。

    ちなみに、各種書類を手渡しする時も「(各種書類)在中」記載は必要です。

    後日担当者が封筒を確認するだけでも内容書類が判断できるため、雑に封筒は扱われず、封入されている重要書類も丁寧に扱ってもらうことができます。

    以上の理由を持って「○○在中」という形で「在中」は使うのです。

    2-2.「在中」の書き方と記載する位置は「縦書き」「横書き」で異なる

    封筒でも縦書きと横書きの2種類があり「(各種書類)在中」の位置も、封筒に合わせて2種類存在します。

    まず、縦書き封筒の場合だと「左下」に、横書き封筒の場合は「右下」に「(各種書類)在中」を記載するのです。

    ただ、横書きの場合、その「右下」がすでに住所や社名で占めていることも充分考えられるので、 封筒のデザインに合わせて記載位置を変える必要はあります。

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  • 2-3.「在中」を書く際の文字の色は「赤」や「青」が多い

    基本的には「在中」を書く際の文字の色に規定は有りません。

    「在中」記載を目立たせる意味で、 赤や青を使う場合が多いでしょう。

    ただお金が絡む書類「見積書在中」「請求書在中」などに赤は避けた方が良く、色を変えるなら青が良いとされます。

    オススメは「朱色」と「青」ですが封入されている書類によって色を変えるなど、ケースバイケースではあるのです。

    2-4.「在中」を書く際の文字の大きさ

    本来「在中」は「添え字」の役割があるものです。

    封筒に記載する場合などは、 住所などの情報よりも文字の大きさは小さめで書く必要があります。

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  • 2-5. 「在中」を書く際は線で囲む

    「在中」を書く際は、確かに文字の大きさや色を変えるだけでも視認性がアップします。

    それだけで十分という考えも確かに否定しません。

    しかし、本来「在中」は「添え字」の役割があり、 前述の通りに小さ目の文字でも目立たせる必要があります。

    「(各種書類)在中」を線で囲むことでその問題は解消可能です。

    その際は定規で綺麗に線を書きましょう。

    2-6.「在中」を書く時の筆記用具は「油性ペン」か「スタンプ」

    封筒に手書きで「在中」記載する場合は「 油性ペン」で書くことをおすすめします。

    視認性をはっきりさせる点において、または水で滲むことで文字が消える危険性を回避できます。

    企業だと封筒の数が桁違いに多いこともあり、「(各種書類)在中」記載は スタンプで対応することも日常的にあるでしょう。

    記載ミスもなくもちろん綺麗に仕上りますので、スタンプは特にオススメです。

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  • 2-7.「在中」を記載した方がいい書類

    書類など郵送する際の「在中」記載推奨の主な書類は、次の通りです。

    1. 履歴書、または付随する応募書類(職務経歴書、エントリーシートなど)
    2. 公募作品、または関連する応募用紙
    3. 見積書
    4. 請求書
    5. 領収書
    6. 企画書
    7. 提案書
    8. 契約書
    9. (複数の書類封入の場合)応募書類一式

    最近でこそ一部の書類はペーパーレスが進みPDFファイルデータでやり取りする場合もありますが、 契約書など重要な書類は現在でも郵送しています。

    「(各種書類)在中」記載は現在でも使うことが多い言葉なのです。

    3.「在中」記載することのメリット

    次に「在中」記載することによる5つのメリットを紹介します。

    1. 担当者の手元に確実に届く
    2. 忙しい時でも瞬時に判別が可能
    3. 確認漏れが減る
    4. 開封時に書類を傷つけるリスク軽減
    5. 送付先の郵便物対応の煩わしさを軽減

    それぞれのメリットを説明します。

    メリット1.担当者の手元に確実に届く

    封筒に「在中」と記載することで、担当者の手元に届きやすいメリットがあります。

    例えば「履歴書在中」と記載された郵便物なら人事担当、「企画書在中」と記載されたものなら、該当するプロジェクト担当、各種「請求書在中」なら経理担当…などです。

    中に入っている書類「在中」を記載するだけで、 確実に該当する担当者に郵便物が届きます

    「開封し封入物を確認してから、担当に振り分ける」工程をスキップできるのです。

    メリット2.忙しい時でも瞬時に判別が可能

    担当によっては、時期によっては閑散期と繁忙期の差があることも考えられます。

    「(各種書類)在中」と記載するだけで、 何の書類が封入されているかが一目瞭然です

    繁忙期でも充分に確認が可能なのです。

    メリット3.確認漏れが減る

    「(各種書類)在中」記載は、いわば「各種書類)が封入されている」という宣言なのです

    「(各種書類)在中」記載されている封筒などを確認するだけで、確認漏れが大幅に減ります。

    メリット4.開封時に書類を傷つけるリスク軽減

    「(各種書類)在中」の記載が無い場合、不審な郵便物と判断される可能性もあり雑に扱われる可能性や、開封時に各種書類を傷つけることは否定できません。

    例えば求人募集の「履歴書在中」「応募書類在中」などは、企業によっては採用結果次第では返送する場合があります。

    「送付された「履歴書」や「応募書類」開封時に書類を傷つける」は、求人応募者(ある意味外部者)に対し失礼な行為に該当します。

    「履歴書在中」「応募書類在中」等を封筒に記載することで 慎重に開封し、結果的に書類を傷つけるリスク軽減が可能となるのです。

    メリット5.送付先の郵便物対応の煩わしさを軽減

    「(各種書類)在中」と記載するだけで、 送付先対応の仕分ける時間や手間などのリスクが減り時間は有効に使えるというメリットがあります。

    長い目で見ると、送付する書類よっては「在中」と記載することで、先方との円滑な関係に一役買える可能性もあるのです。

    4.「在中」の類語表現

    次に「在中」の3個の類語表現を紹介します。

    1. 同封(どうふう)
      封筒の中に、手紙と一緒に他の物を入れる
    2. 同梱(どうこん)
      1つの荷物の中に纏めて入れる
    3. 付属(ふぞく)
      付き従う、付き添うもの

    以下はそれぞれの類語を使った例文です。

    • 営業資料などを取引先や見込み先に送付する際に同封する「送付状」がある。
    • 仮契約書関連の各種書類が、あの郵便物に同封されているらしい。
    • ご購入後速やかに、同梱の各種付属品が揃っていることをまずご確認ください。
    • また、以上の各種情報は梱包材や同梱のマニュアル等にも掲載されています。
    • 付属している素材CDもそのレターパックに同梱されているはず。
    • 肝心な関連資料はそのファイルバインダーに付属されていなかったのか?

    「同封」「同梱」は、 そのまま「在中」に置き換えても違和が無い使い方ができる点が特徴的です。

    5.「在中」と「在籍」「駐在」との違い

    次に「在中」の意味と間違えやすい2個の誤用表現を紹介します。

    1. 在中」と「在籍」の違い
    2. 在中」と「駐在」の違い

    それぞれ説明します。

    5-1.「在中」と「在籍」の違い

    「在中」の意味と間違えやすい「在籍」の意味を紹介します。

    在籍

    読み:ざいせき

    意味:その地域や組織に籍がある。

    「在籍」とは 「その地域や組織に籍がある」を意味する言葉です。

    「籍」とは「会社や具体的な組織の一員」の意味を含んでおり、組織的な意味で「中に人がいる」を指す言葉のひとつになります。

    「在中」と「在籍」の違いは次の通りです。

    1. 在中」:中に(書類や金品などが)入っている。
    2. 在籍」:その地域やその組織に籍がある。

    対象としているものが「モノ」と「人」の時点で、意味が全く違うことが確認できます。

    例文

    1. この会社に在籍して、もうどれくらいになるだろう。
    2. D先輩はいつからあの地域に在籍しているのか?結構気になっていたりする。

    5-2.「在中」と「駐在」の違い

    「在中」の意味と間違えやすい「駐在」の意味を紹介します。

    駐在

    読み:ちゅうざい

    意味:

    1. 派遣された人が、赴任地に長期間と留まっている
    2. 「駐在所」の略、または駐在所の巡査の俗称

    「駐在」とはご存じ 「駐在所」やいわゆる「お巡りさん」の意味や、「赴任地に長期滞在する」意味もあります。

    地域的な意味で「中に人がいる」を指す言葉のひとつです。

    「在中」と「駐在」の違いは次の通りになります。

    • 在中」:中に(書類や金品などが)入っている。
    • 駐在」:派遣された人が赴任地に長期滞在する。

    意味が全く違うことが確認できるでしょう。

    例文

    1. A主任が海外赴任であの国に駐在して、もうどれだけになるのだろうか?
    2. 来季の計画によると、あの地域に駐在所を作るらしい。

    6.「在中」の英語表現

    最後に「在中」の3個の英語表現を紹介します。

    1. Enclosed
      ⇒ 同封した
    2. Contents
      ⇒ 内容物
    3. This envelope contains.
      ⇒ この封筒には

    それぞれ説明します。

    6-1.「Enclosed」

    「Enclosed」とは 「同封した」を意味する英語の単語です。

    「Enclose(同封する)」の過去形であり、他には次の意味が含まれています。

    1. 囲んだ
    2. 取り囲んだ
    3. 囲い込んだ

    「Enclosed」の意味でもある「同封した」や「取り囲んだ」が転じて「在中」と解釈されます。

    例文

    1. It has been described in the envelope with the “quote Enclosed“.
      ⇒「見積書在中」とその封筒に記載されている。
    2. Invoices and purchase orders is Enclosed.
      請求書と注文書が在中していた。

    6-2.「Contents」

    「Contents」とは 「内容物」を意味する英語の単語です。

    「Content(内容)」の複数形であり、次のような様々な意味が含まれています。

    1. 中身
    2. 内容
    3. 容量

    「Contents」の意味でもある「中身」や「内容物」が転じて「在中」と解釈されます。

    例文

    1. Documents of this envelope contents are as follows.
      この封筒在中の書類は以下の通りです。
    2. The document that was the content of that mail piece was like an advertisement flyer.
      ⇒ あの郵便物に在中の書類は、広告チラシみたいだった。

    6-3.「This envelope contains〜」

    「This envelope contains」とは 「この封筒には」を意味する英語の慣用句です。

    「This envelope contains」の後に続く表現によって「この封筒には~がある」の意味となり転じて「〜在中」と同義とされています。

    例文

    1. This envelope contains several estimates.
      この封筒には、複数の見積書が入っている。
    2. This envelope contains a curriculum vitae and a resume.
      この封筒には、職務経歴書と履歴書が封入されている

    まとめ

    「在中(ざいちゅう)」とは 「中に(書類や金品などが)入っている」を封筒や包みに表記する言葉です。

    「在中」の意味や使い方を知ることで、重要書類を送付する際の「在中」記載がどれほど意味を持っているかを学びました。

    だからこそ、社会人のマナーとして「在中」を使いこなし先方とのやり取りを円滑にしたいものです。

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