転職の際に必要な書類として職務経歴書がありますが、職務経歴書は履歴書と何が違うのか分からないという方も多いでしょう。
そもそも、転職応募の際に必要な書類はどのようなものがあるのか、書き方もよく分からないと悩むこともありますよね。
この記事では、転職活動を始める際に必要な職務経歴書を中心に、必要書類の書き方と注意点などをご紹介します。
本ページをご覧いただけば、転職応募に必要な職務経歴書と履歴書の違いや書き方のポイントがよく分かり転職活動もスムーズに進められるでしょう。
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１．転職応募に必要な職務経歴書などの書類系について！何が必要か？
転職応募をしようとする際に用意すべき書類は、どんなものがあるのでしょうか。
本章では、転職応募に必要な職務経歴書などの書類系について、何が必要か見ておきましょう。
履歴書と職務経歴書が一般的
転職の際に応募先に提出する書類は、新規採用の場合と同様に履歴書のみの場合もありますが、一般的には履歴書と職務経歴書が必要です。
ただ、応募先によっては他の書類が必要な場合もあるので、求人情報などできちんと確認しましょう。
特に指定がない場合は、職務経歴書は必須と考えて準備しておきましょう。
また、添え状を添付することも基本的なマナーです。
外資系は英文の履歴書とカバーレターが必要なこともある
初めて英文カバーレター作った！丸1日かかってるし、、こんなんじゃ外資系への転職できるのか不安。。
— tomomin (@tomomin888) September 18, 2010
応募先が外資系の場合も日本国内での応募であれば、履歴書と職務経歴書が一般的です。
ただ企業によっては、英文履歴書とカバーレターの提出を求められることがあります。
カバーレターは、職務経歴書と同じように本人の志望動機や熱意を伝える役割があります。
２．なぜ転職の応募に職務経歴書は必要なのか
履歴書は一般によく使われるので書き方をご存知の方も多いと思いますが、「職務経歴書って何？」と思われる方も多いでしょう。
この章では、なぜ転職の応募に職務経歴書が必要なのか、その理由をご説明します。
自分の知識・経験とスキルを示す
職務経歴書は、応募先に自分のこれまでやってきた仕事内容とその中で自分が果たした役割、成果を示すものです。
つまり、どのような職に就いていたかだけでなく、その仕事を通じて習得した知識や身につけた経験・スキルを相手に伝えるための書類です。
職務経歴書があれば、採用側は、会社に必要な能力を持った人材なのかどうか、判断できます。
履歴書よりも重要な役割がある
履歴書は自分の学歴や職歴を事実に従って淡々と書くだけです。
勤務先でどのような仕事をしてどんな役割を果たしたのか、実績やスキル・具体的な経験は、履歴書には記載しません。
一方、職務経歴書は自分を採用するメリットを応募先にアピールできるもので、応募先にとっても自分にとっても履歴書より重要な役割があります。
職務経歴書と履歴書の主な違いを下の表にまとめておきます。
【職務経歴書と履歴書の違い】
| 職務経歴書 | 履歴書 | |
| 役割 | 職務経験・スキルの確認資料 | 応募者の基本的なプロフィール |
| 内容 | 志望動機などを自由に自己PRできる | 勤務先・入退社日など定型的な人事情報 |
| 分量 | 1～2枚が基本 | 定型フォーマットを使い1枚にまとめる |
３．職務経歴書の記載項目はたくさんある
この章では、職務経歴書の記載項目をご紹介します。
職務経歴書のフォーマットに定型はありませんが、書く項目はほぼ決まっています。
職務経歴書の記載項目はたくさんありますが、主な記載項目を見ていきましょう。
記載項目１．タイトル・氏名・日付
タイトルは最上部中央に、太字で「職務経歴書」と書きます。
「（作成年月日）現在」とし、氏名と日付は右寄せにします。
記載項目２．職務の要約
最初に職務経歴書の要約を書きます。
経験業務・アピールしたい実績など職歴のポイントを3～4行、100～200字程度をメドに簡潔にまとめます。
記載項目３．現在の勤務先
社名、おもな事業内容などをホームページの公式情報などをもとに記載します。
あわせて、雇用形態についても触れておきましょう。
記載項目４．職務経歴
職務経歴書の中で最も重要な項目です。
「どこで」「どんなことをしたか」を書きます。
在職期間、会社名と自分が行った業務内容・実績を具体的に記載しましょう。
記載項目５．知識・スキル
仕事に活かせる語学力、PCスキル、業務上の知識・スキルなどを書きます。
例えば以下のようなものを記載するとよいでしょう。
【仕事に活かせる語学力、PCスキル、業務上の知識・スキル例】
- 語学力
英語での顧客対応：日常会話レベル
英語での会議：問題なく意思疎通可能
英語でのメール：問い合わせメールに対応可能 - PCスキル
Word：議事録・報告書・礼状作成
Excel：グラフ作成、VLOOKUP・IF関数使用作業
PowerPoint：プレゼン・会議資料作成 - 業務上の知識・スキル
コミュニケーションスキル
タスク管理能力
コスト意識
語学を使った実務経験など、自分の持っているスキルは遠慮せずに書きましょう。
記載項目６．資格・免許
こちらも応募先の業務に関連する免許や資格を書きましょう。
例えば以下のような免許・資格があります。
【免許・資格の例】
- 事務系：TOEIC・実用英語技能検定、秘書検定、MOS、日商簿記
- 営業系：宅地建物取引士、ファイナンシャルプランナー
- IT系：基本情報技術者、情報処理安全確保支援士
資格取得に向けて挑戦中のものも、業務に関係があるのものは書いてもよいです。
記載項目７．自己PR
「自己PR」の項目では、自分が応募先企業にとって戦力となる強みをしっかりとアピールしましょう。
箇条書きの場合は3項目、文章は5行以内をメドにするとよいです。
文字数の目安は、150～200字前後で、長くならないようにしましょう。
記載項目８．志望動機
「志望動機」の項目では、応募先企業への入社意欲、長く働きたい、といった熱意が伝わるように意識して書くとよいです。
300字程度をメドに、次の転職理由との整合性にも注意して書きましょう。
記載項目９．転職理由
転職理由や退職理由は書かなくてもよいですが、面接で聞かれる可能性が高いので整理しておきましょう。
前職への不満や人間関係などのトラブルに触れるのはNGです。
ポジティブな退職理由であれば、率先して書きましょう。
４．職務経歴書の書き方のポイント７選
初めて職務経歴書を作成する人は、スムーズに作るコツも知りたいですよね。
この章では、職務経歴書の全体に共通する書き方のポイントを7つご紹介します。
ポイント１．A４サイズで１～２枚にまとめる
職務経歴書の内容は、A4縦の用紙に横書きで、1～2枚にまとめましょう。
ボリュームが少なすぎるのも熱意を疑われますが、多ければよいというものではありません。
ポイント２．丁寧×読みやすい×わかりやすいで書く
採用担当者は忙しい中で多数の書類を読むことも多いので、気持ちよく読んでもらえるようにすることが大事です。
そのため、「丁寧×読みやすい×わかりやすい」を基本に書きましょう。
例えば、レイアウトや余白も考えて、大き目のフォントサイズで重要部分は太字で強調する、項目が多いときは箇条書きにする、などの工夫をすると見やすくなります。
職務経歴書を読んでもらえなければ、あなたの熱意も能力も採用担当者に伝わりませんよ。
ポイント３．強調したいポイントは具体的に書く
職務の実績などで強調したいポイントは、例えば数字をあげたり、実例をあげるなどして、具体的に書くとよいです。
そうすれば、より説得力のある内容になります。
また、応募先企業が求めている情報は漏れなく記載しましょう。
ポイント４．面接で聞かれることを前提にする
職務経歴書に書いたことは、基本的に面接で聞かれるものと考えた方がよいです。
ですから、書いた内容は具体的に説明できるようにきちんとフォローしておきましょう。
逆にいうと、説明できないようなことは書かない方がよいです。
ポイント５．PCで作成する
今は履歴書も職務経歴書もパソコン作成の時代なんだとさ。…一生懸命手書きしちゃったじゃんか(・ω・｀)ﾊﾔｸｵｼｴﾃﾖ
— えーこ (@eco_27) March 4, 2014
書類の作成はかっては手書きが推奨されましたが、最近はPCでの作成が一般的になっています。
理由は、業務書類がほぼデジタル化されていることもありますが、何よりも採用担当者が読みやすいからです。
印刷・送信・保存も簡単なPCで作成するようにしましょう。
ポイント６．誤字脱字を０にする
職務経歴書完成♪後で誤字脱字がないかチェックしたらオケ！
— 優騎 (@hal0401_y) July 16, 2016
職務経歴書は採用担当者にしっかり読んでもらいたい大事な書面です。
書類に誤字や脱字がないのはビジネス書類の基本ですので、誤字脱字があればその時点でアウトになることもあります。
誤字脱字を皆無にすることは、必須の前提条件です。
ポイント７．守秘義務に注意する
職務経歴書書いてるんだけどさー、守秘義務があるのと、自分がいた業界のことを外部の人にわかりやすく書くのってほんと難しい。同じ業界内でも珍しい仕事だったのに。
— 加の字 (@13th_kato) May 15, 2011
仕事内容を具体的に書いた方がよい場合でも、守秘義務に関する内容を記載するのはもちろんNGです。
面接などの際も、具体の取引先企業名に言及するのは避けるなど、守秘義務に注意して対応しましょう。
５．その他の必要書類を準備する際の注意点
この章では、必要書類を準備する際のその他の注意点をまとめておきます。
職務経歴書だけでなく、履歴書を書く場合も注意すべきポイントですので、確実にチェックしましょう。
手書きなら黒のペンを使用する
書類の作成は、かっては手書きが推奨されていましたが、最近は読みやすく、送付・保存も簡単なPCでの作成が一般的になっています。
それでも手書きで書類を作成したいという場合は、黒色のペン書きにします。
間違えたときは、修正液を使って修正するのはNGで、必ず書き直しましょう。
名称は正式名称を記載する
会社や学校、資格などの名称は、省略せずに正式名称を記載します。
書く前にきちんと正式名称を確認しておきましょう。
| OK例 | NG例 | |
| 企業名 |
|
|
| 学校名 |
|
|
| 資格名 |
|
|
年号は統一する
年号の記載の仕方は、西暦か和暦のどちらかに統一します。
例えば、西暦で2010年・2020年のときは、和暦で表記するときは平成22年・令和2年にします。
職務経歴書だけでなく、履歴書を含めて同じ年号をの使いましょう。
最近は業務で西暦を使用する企業が増えていますので、指定がなければ西暦に統一するのが無難です。
誤字・脱字を厳密にチェックする
誤字脱字や表記乱れがないか、レイアウトも含めて厳密にチェックしましょう。
応募書類の提出前にもう一度しっかり読み直してください。
送付状を付けて期限を厳守して送付する
応募書類を送付するときは、送付状を添付して、期限に間に合うように余裕をもって送りましょう。
送り状には、送付日、応募者の氏名・住所・連絡先（電話番号・メールアドレス）とともに、志望動機などの職務経歴書の要点も簡潔に記載しておきましょう。
送付状を添付するのは、採用担当者への挨拶の意味もありますが、中身の概要を把握できるので、採用担当者の手間を省くことができるからです。
また、あなたが送った資料をきちんと読んでもらえる可能性も高まるでしょう。
６．職務経歴書の書き方の例文
この章では、職務経歴書の書き方の例文をご紹介します。
職務経歴書を書く際の参考にしてください。
例文１．「職務の要約」
ここでは営業職からの初めての転職の場合の例文を記載しておきます。
要点を簡潔にまとめましょう。
【職務の要約】（例文）
- ◯◯大学を卒業後、株式会社◯◯に入社し、営業業務に従事。
- 一昨年から営業チームリーダーになり、メンバーをまとめてきました。
- 昨年は目標の1.5倍の好成績を上げ社内表彰を受賞しています。
例文２．「自己PR」
経験者なら即戦力となる能力を、未経験なら意欲を前面に打ち出しましょう。
【自己PR】（例文）
大学を卒業後、営業の仕事を5年間勤めました。その中で相手の求めているものをしっかり確認し、きちんと向き合うことの大切さを痛感し、自分自身にも、チームのメンバーにも徹底してきました。
こうした対応はお客様からの評価・信頼につながり、チームの業績を大きく伸ばすことができました。
新しい仕事・新しい分野にも、身につけたお客様とのコミュニケーション力、相手の状況に応じた対応力をさらに伸ばして、積極的に取り組みます。
例文３．「志望動機」
前職の経験を活かしてより前向きに取り組む決意を示しましょう。
【志望動機】（例文）
貴社が掲げる「お客様一人一人を大切に」という企業理念に深く感動し、ぜひその一員として働かせていただきたいと思い応募しました。
私は、人とのふれあい、コミュニケーションが得意で、前職でも特に大切にしてきました。
貴社ではこれまで以上に多くの人と向きあう仕事の機会が多いと思いますが、責任をもって全力で取り組みます。
例文４．「転職理由」
ネガティブ表現は避け、以下の例文のように、前向きでポジティブな表現をしましょう。
【転職理由】（例文）
前職では営業職として頑張ってきましたが、個人で単独で仕事を行うことも多くありました。
個人でやる仕事も重要で責任をもって対応してきましたが、自分は元来チームプレーが好きで、チームで仕事を進めることに大きな喜びを感じます。
「チームワークを大切に」をモットーにする貴社でチームの一員として思う存分働いてみたいと思い、転職を決心しました。
７．職務経歴書の作成に自信のない人は転職エージェントを活用しよう
職務経歴書の記載項目や書き方のポイントなどを見てきましたが、応募先に対して説得力のある職務経歴書を書けるか、まだ心配という方もおられるでしょう。
この章では、職務経歴書の作成をサポートしてくれる転職エージェントについてご紹介します。
転職エージェントはどんなサービスなのか
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まとめ
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この記事のポイントを整理しておきましょう。
- 転職の際に準備すべき書類は履歴書と職務経歴書が一般的
- 職務経歴書は自分の知識・経験とスキルを示すもので、履歴書よりも重要な役割がある
- 職務経歴書の記載項目はたくさんあるが、「丁寧×読みやすい×わかりやすい」がポイント
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