未経験から秘書になるのは難しい!それでも転職するための方法をご紹介

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一般転職

トップクラスの人をサポートする秘書の仕事にあこがれてぜひ転職したい!と考えていても、どう求人を探せばいいのかよく分からない、と悩んでいませんか。

実は、秘書の求人は経験者の採用がほとんどで、なかなか求人自体がないのです。

それは、秘書の仕事に求められるのが、事務スキルだけでなく多方面にわたることが大きく関係しています。

そこで今回は、未経験で秘書への転職を考えているあなたのために、秘書とはどんな仕事なのか、またどのようなスキルが求められるのか、未経験で転職を成功させるためのコツについて詳しくご紹介します。

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1.未経験から秘書への転職は難しい

秘書の仕事に、未経験で転職するのは簡単ではありません。

秘書は一つの仕事をするのではなく多角的に仕事の流れを見て、自分で判断することも求められるからです。

ここでは、まずは秘書の転職事情を解説していきます。

まずは事務や総務で経験を積む

秘書の仕事は一つの仕事ができればいいというものではないため、経験を積むことが必要です。

実際に秘書になる人は、事務や総務での仕事ぶりを見込まれ、秘書に抜擢されるということがほとんど。

トップの人のサポートをするため、社内のことをよく理解していて人間性にも優れている人であることが大前提となっているためです。

そのため、電話のやり取りや接客などもこなす事務や総務で、マナーや経験を積んでから転職し秘書を目指す必要があります。

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  • 秘書の求人は少ない

    秘書の求人は、他の職種に比べるとほぼありません。

    なぜなら、信頼のできる人間に秘書になってもらうため、知り合いの口利きや紹介といった採用が多いためです。

    秘書の仕事は、他の仕事と違いかなり特殊です。

    そのため正社員での秘書の求人は、経験者であることが条件となっています。

    派遣やアルバイトの場合は、たくさんの秘書がいる秘書室で、事務関係の仕事のサポートをすることがメインで、誰かについて秘書の仕事をすることはありません。

    一部の大手法律事務所で秘書を募集することはありますが、その求人自体も少なく、自分で探すのはかなり困難です。

    こういった状況で、経験なしで秘書への転職を考えているのであれば、転職エージェントを利用しましょう。

    数は少ないですが、転職エージェントなら以下のような未経験・秘書の求人があるからです。

    未経験秘書求人 doda 未経験秘書求人 doda

    (参考:doda

    転職エージェントに登録すれば、非公開求人も多くありますので未経験での秘書への転職をサポートしてもらいながら探すことが可能です。

    2.未経験から転職したいなら転職エージェントを使うのがおすすめ

    転職して秘書になりたいけれど、「どうやって求人を探せばいいのか分からない」「未経験で秘書に転職する際にどうアピールすればいいか分からない」…。

    そんな悩みを抱えているなら、転職エージェントへの登録がおすすめ。

    そこで、ぜひ登録したいおすすめの転職エージェントをご紹介します。

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  • 転職が初めてで不安なら「マイナビエージェント」

    マイナビエージェント

    マイナビエージェントは、新卒や第二新卒の求人が豊富な転職エージェント。

    そのため「転職が初めてで書類の作成や面接が不安」という人や、「経験が浅く、どうアピールをすればいいか分からない」と悩んでいるならおすすめです。

    キャリアアドバイザーがしっかりサポートしてくれますので、転職に関しての不安もすぐ解決します。

    また独占求人も多いので、求人が見つけにくい秘書の仕事も多く紹介してもらえますよ。

    秘書への転職で色々な企業の求人を見たいなら「リクルートエージェント」

    リクルートエージェント

    リクルートエージェントは、人材派遣などの事業を手がけるリクルートが運営している転職エージェント。

    業界内でトップクラスの求人数を保有しているため、多数の求人から自分の希望に合った企業を探したい人におすすめです。

    業界の事情に詳しいキャリアアドバイザーが在籍していますので、未経験で秘書に転職したい場合、どういったアピールをすればいいか、また志望動機のまとめ方などしっかりアドバイスをもらいましょう。

    もちろん提出書類の添削や、面接対策といった、転職活動で不安なことが多い準備に関してもサポートしてもらえますので安心です。

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  • 秘書で正社員で働きたいなら非公開求人が豊富な「doda」

    doda

    dodaは、公開求人は少ないものの、非公開求人と合わせると転職エージェントの中でも2番目に求人数の多い転職エージェントです。

    求人自体が少ない正社員の秘書を目指しているなら、多数の求人を持っているdodaはぜひ登録しておくべき。

    業界や職種に詳しい専任のキャリアアドバイザーが在籍しており、今後のキャリアプランなども考えた求人を紹介してくれます。

    正社員の秘書として働きたいなら、現時点で強みは何か、また弱みをカバーするにはどうすればいいか、具体的なアドバイスがもらえるので、自信を持って面接に挑めますよ。

    3.秘書の仕事内容

    未経験で秘書を目指しているなら、どんな仕事をするのかも気になりますよね。

    どういった仕事を任されるのか、詳しく見ていきましょう。

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  • スケジュール管理

    秘書の一番の仕事が、サポートする人のスケジュール管理です。

    社内の会議や外出の予定などを、サポートする人がスムーズに移動できるよう、また1日の限られた時間で仕事をこなせるよう管理します。

    また来客予定が重ならないように、先の予定なども把握して管理するのも仕事です。

    電話対応

    サポートしている人宛てにかかってきた電話に出て、取り次ぎます。

    すべての電話をそのまま取り次ぐのではなく、相手や用件などから重要な電話なのか、取り次ぐ必要があるのかを判断するのも仕事です。

    秘書が受けた時点で対応できるものは、そのまま処理をします。

    来客対応

    来客に事前に対応するのも、秘書の仕事です。

    応接室まで案内し、お茶をお出しするなど対応します。

    必要な場合は秘書も同席し、対談の内容を記録することもあります。

    また事前に約束がなく、急に訪問されたお客様の場合は、秘書が代理で対応することもあります。

    メール対応

    サポートする方の職業によっては、毎日大量のメールが届きます。

    そのすべてに目を通し、返信できるものはすぐ対応します。

    サポートする方に直接見てもらう必要があるなど、判断が必要なメールについては、整理した上で報告をします。

    その他、郵便物の仕分けや整理も秘書の仕事です。

    資料・文書作成

    社内・社外の会議で必要となる資料を揃えたり、提出する必要のある書類を作成するのも、秘書の重要な仕事の一つ。

    また会議が行われた場合など、秘書も同席して議事録を作成し、資料と共にファイリングをします。

    企画が進行している間はもちろん、終了したあとにサポートしている人から資料を求められることがよくあります。

    そういった場合にすぐ対処できるよう、パソコンでリストを作成したり、関係者がアクセスしやすいよう共有ファイルを作成するといったことも秘書の仕事です。

    ブレーン

    秘書として、意見を求められることも多くあり、ブレーンとしての手腕を備えておくことも仕事の一つ。

    ブレーンとは、「知能顧問」「専門的なアドバイスをしてくれる優秀な相談役」という意味で使われています。

    会社の行っている事業に関する情報を、日頃から新聞やネットから収集してまとめておくことが求められます。

    4.秘書に転職するなら取っておきたい資格

    秘書に未経験で転職をする場合、最低限事務スキルや対人スキル、パソコンスキルは持っていることが求められます。

    とは言っても、どれくらいの能力があればいいか判断に困りますよね。

    経験を積んでいなくても、それらのスキルをカバーできる資格を取っておくことで転職が有利になります。

    秘書を目指しているなら、取得しておくと転職に有利な資格を3つご紹介します。

    秘書技能検定

    秘書技能検定は、公益財団法人実務技能検定協会が実施しているビジネス検定です。

    3級、2級、準1級、1級があり、準1級と1級は筆記試験に加え、二次試験で面接があります。

    ビジネスマナーに加え、来客対応などスムーズに秘書の仕事をすることができるかを問われます。

    上司から判断を求められたり、後輩にアドバイスをするなど判断能力が求められるのは準1級からです。

    1級は現職の秘書が、日頃の仕事を振り返る意味で受験することもあります。

    日商PC検定

    日商PC検定は、日本商工会議所および各地商工会議所が実施しているPCスキルを問う検定です。

    ネット上で受験ができ、実際にPCを使って文書作成やデータ活用、プレゼン資料の作成をするほか、PCの知識についても問われます。

    秘書の仕事のメインでもある資料作成がスムーズにできることをアピールすることができる点でも、ぜひチャレンジしておきたい検定です。

    Basic(基礎級)から、3級、2級、1級とあり、どの級からでも受験可能です。

    CBS(国際秘書)検定

    CBC検定は、社団法人日本秘書協会が主催している資格です。

    外資系企業などでキャリアアップを考えているなら、ぜひ取得しておくべき資格です。

    受験資格不問のプライマリー試験に合格し、準CBS資格を取得してからファイナル試験を受け、合格することでCBS資格を得られます。

    プライマリー試験は、筆記試験で「ビジネス実務」と「ビジネス英語」2科目が行われます。

    ファイナル試験は「秘書実務」「経営管理」、そして「オフィス業務管理」の3科目の筆記試験が行われます。

    ファイナル試験の合格率は、全体の2割ほどでかなり難関ですが、合格するまで不合格科目のみを再受験可能なので、取得できれば大きな強みになりますよ。

    5.秘書に転職するメリットとデメリット

    秘書として働く場合、メリットだけでなくデメリットもあります。

    具体的にどんなことが起こりうるのか、詳しく見ていきましょう。

    メリット

    • 相手との信頼関係が築ける
    • 業界の第一線で働く経験ができる
    • 他業種の人と交流ができる

    秘書として働くことの一番のメリットは、サポートすることにより相手との強い信頼関係が築けることです。

    特に、人のサポートやバックアップをすることに仕事のやりがいを感じる人には、ぴったりの仕事です。

    意見を求められたり、サポートすることで、自分自身のスキルアップができることに加え、企業の最前線で働く貴重な経験もできます。

    また、会社で働いている場合は社内や関係企業とのやり取りしかありませんが、秘書として働く場合は他業種の人など幅広い人と交流することになるので、人脈が広がるメリットもあります。  

    デメリット

    • サポートする人の業務時間に合わせる必要がある
    • 機密を抱えている仕事なので人間関係に注意が必要になる

    秘書の仕事につく場合、自分のペースで仕事を進められないことが大きなデメリットです。

    サポートする相手次第なので、スケジュールも相手に合わせる必要があり、仕事が不規則になることも。

    また企業秘密を抱えている立場であるため、付き合う人に常に注意する必要があります。

    プライベートで付き合う人であっても、機密目的で近付いてくる人もいるため、相手をなかなか信用できないといった悩みを抱えることもあります。

    まとめ

    未経験で秘書になるのは、簡単ではありません。

    秘書に求められるスキルが多彩であることに加え、事務や総務である程度実績を積み、人間としても信頼がおける人を抜擢することが多いためです。

    狭き門ですが、未経験で秘書になることは不可能ではありません。

    今回ご紹介した「マイナビエージェント」「リクルートエージェント」「doda」は、多くの求人を持っています。

    さらにキャリアアドバイザーが、未経験から秘書に転職するためのサポートをしてくれますので、自分のスキルをしっかりアピールすることができます。

    今回ご紹介した秘書になるために持っておきたい資格と共に、転職エージェントを活用して秘書への転職を成功させましょう。

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