未経験で総務へ転職するのは難しい?転職事情や仕事内容を解説

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一般転職

会社を縁の下で支える総務の仕事は、人をサポートすることが好きな人にはぴったりの仕事ですが、なかなか求人が見つからず困っていませんか?

総務部は少人数で形成されていることが多いため、求人が少ない傾向にあります。

しかし「なんとしてでも総務になりたい」「経験を活かして総務を目指したい」とお考えの方もいらっしゃいますよね。

そこで今回は総務の仕事内容と、その転職事情、転職時に取得しておきたい資格について、詳しくご紹介します。

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1.未経験で総務に転職するのは難しい?転職事情を確認

会社内でさまざまな仕事を請け負う立場にある「総務」。

「総合的な事務」ともいわれ、事務だけでなく財務や人事といった仕事も行っています。

総務では、会社のあらゆる部署の仕事に通じ、働く社員の業務がスムーズに行われるようサポートをしなければなりません。

そのため、未経験で転職するのが難しいという事情があります。

ここでは、総務の転職事情を詳しくチェックしていきましょう。

総務の平均年収は421万円

総務は、一般的な事務よりも年収が高い傾向にあります。

総務の平均年収は、421万円。

対して、一般的な事務職の平均年収は320万円となっています。

総務は担う業務が幅広いため、一般的な事務と比較して年収が高いことが多いのです

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  • 総務の求人募集は少ない

    総務部は、少人数で形成されることが多いため、求人も少ない傾向にあります。

    総務部が少人数なのは、総務の仕事が「間接部門」であるためです。

    「間接部門」とは、会社の利益につながる部署(営業や販売など)を支援する部署のこと。

    直接利益につながる部署ではないため、総務自体の人数が少なく、欠員が出た場合でも、社内で総務の仕事ができる人を他部署から異動させるなどして社内で補充します。

    社内で補充できない場合にのみ、外部に募集をかけるため、求人自体が少ないのです。

    中途採用は総務・人事経験者が有利

    総務の業務は多岐にわたる上、業界によって必要な知識が異なるため『転職を希望する企業と同業界の総務・人事経験者』がもっとも有利です。

    即戦力となる経験者が優遇されますが、「未経験は採用されない」というわけではありません。

    総務や人事の経験がなくても、他部署での有意義な経験や、総務に必要なスキルがあればアピールポイントになります。

    また、総務に役立つ資格を持っていれば、未経験であっても採用される可能性がアップするでしょう。

    「経験やスキルがない場合どうすればいいのか」など、転職対策については、次で詳しく解説します。

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  • 2.総務に求められるスキルと転職対策

    総務に転職を考えている場合、未経験であってもスキルがあればアピールが可能です。

    総務ではどういったスキルが求められるのか、転職の際に心得ておきたい転職対策と共にご紹介します。

    必要なスキル1:接客やコミュニケーションスキル

    総務では、社内だけでなく社外とのやり取りも多くあります。

    そのため、 誰に対してもすぐに対応できる接客やコミュニケーションスキルが必要です。

    来客の案内や接待も総務の仕事に含まれるため、ビジネスマナーもきちんと理解しておかなければなりません。

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  • 必要なスキル2:自分で考え行動する力

    総務では一般的な接客だけでなく、苦情対応をすることもあるため「自分で考え行動する力」が求められます。

    自分で判断できない場合は、誰に指示を仰げばいいのか、社内の人事についても把握しておくことが必要。

    指示を待つのではなく、自ら「社内の人が働きやすい環境をつくるにはどうすれば良いか」考え、行動できるかどうかが重要です。

    面接では「なぜ総務で働きたいのか」聞かれることが多い

    面接では「なぜ総務で働きたいのか」と聞かれることが多くあります。

    総務は社内のすべての部署の取りまとめ役であり、決して楽な仕事ではありません。

    未経験で総務に転職を考えている場合、自分の経験を語ることができないため、自分がいた部署からみた総務の魅力をまとめましょう。

    なぜ総務の仕事をしてみたいと思ったのか、また総務でどういった仕事をしていきたいのか、しっかり伝えることが必要です。

    参考になる志望動機・アピール方法をいくつかご紹介します。

    <未経験で総務を希望する場合の志望動機例>

    • 総務の方のアドバイスのおかげで円滑に仕事を進められた経験から、「自分もサポートする側にチャレンジしてみたい」と思った

    <他部署での経験をアピールする例>

    • サービス業で新規立ち上げに関わった際、契約書のやり取りなどをして基礎的な法律知識を得ることができた
    • 営業でお客様の要望にどう答えるか常に考え、不利益になる場合にはどう説明して納得していただくか交渉力を身につけた

    「どの部署であっても、働いて身につけた経験は総務の仕事にも生きる」という前提で志望動機・アピール方法を考えましょう。

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  • 3.未経験で総務に転職したいなら利用すべき転職エージェント

    未経験で総務に転職したい場合、アピールできるスキルや経験があっても、「上手くアピールできるか不安」と思うこともありますよね。

    そういった場合におすすめしたいのが、転職エージェントに登録すること。

    多くの転職者をサポートした経験があり、総務という業務にも詳しいキャリアアドバイザーが、提出書類の添削や面接対策のアドバイスをしてくれます。

    そこでここからは、おすすめの転職エージェントをその特色と共に詳しくご紹介します。

    多種多様な求人から探したいなら「リクルートエージェント」

    リクルートエージェント

    リクルートエージェントは、業界内最大手の転職エージェントで、求人数の多さはNo.1。

    総務の求人は、公開求人・非公開求人あわせて1,400件ほどあります。(2019年7月時点)

    人材派遣業の実績から多種多様な業界とのパイプがあるので、求人の少ない総務でも求人がすぐに見つかりますよ。

    ただ、総務の求人は競争率も高く、すぐに応募で埋まってしまうことも。

    求人を見つけたらすぐに応募することが必須なので、早めの登録をおすすめします。

    好条件の求人を探したいなら「doda」

    doda

    dodaは、業界No.2の求人数の多さを誇る転職エージェント。

    総務の公開求人は、860件ほどあります。(2019年7月時点)

    また、非公開求人が多いこともdodaの特徴。

    他のエージェントでは見つけられない好条件の求人を見つけられる可能性が高いですよ。

    提出書類の添削や、面接対策などもしっかりサポートしてもらえますので、未経験で総務に転職したいと考えているならぜひ登録しましょう。

    女性の転職なら「パソナキャリア」

    パソナキャリア

    パソナキャリアは、女性の転職を強くバックアップしている転職エージェント。

    総務の公開求人は、570件ほどあります。(2019年7月時点)

    多くの女性求職者をバックアップしてきたパソナキャリアでは、総務について詳しいキャリアアドバイザーも在籍していますので、しっかり相談に乗ってもらえますよ。

    きめ細やかな対応をしてくれるので、転職未経験の女性でも安心。

    「今までの経験を活かして総務の仕事に就きたい」という女性にぴったりのエージェントです。

    4.知っておきたい総務の仕事内容

    総務の仕事をやってみたいけれど、総務はどんな仕事をしているのか、と聞かれると悩んでしまいますよね。

    実は、総務は業界や会社によって仕事をする範囲や幅に違いがあるため、一概に「これが総務の仕事だ」とは言い切れないのです。

    例えば大企業の場合には、総務のほかに「事務」「経理」「人事」と分割されていることがほとんど。

    一方、中小企業の場合は、総務が会社内の事務関係の仕事を一手に引き受けていることが多く、それに加えて来客対応や顧客管理といったことも仕事として行っています。

    ここでは総務がどういった仕事をしているのか、具体的な仕事内容について詳しくご紹介します。

    備品の管理や購買

    会社内で使用するすべての備品の管理、および購入に関わります。

    小さなものは筆記具や名札といったものから、大きなものならパソコンやデスク、ロッカー、ファイルを入れる棚などです。

    コピー機や電話といったレンタルで使用しているものについても、修理が必要なものは総務で対応したり消耗品を担当者に注文したりします。

    日々必要なものなので、より安価に購入するために業者を選定したり、見積もりを取って上司に報告するといった仕事もあります。

    来客や電話対応

    総務は会社の顔として、受付の業務も行います。

    来客の場合は、応接室に案内したりお茶を出したりするのも仕事の一つ。

    約束のない来客の場合は、総務で受付し対応することもあります。

    顧客や業者からの電話を受け、用件を確認し、適切な部署につなぐことも。

    また、クレームがあった場合は総務が対処することも多いです。

    大企業の場合は、受付やクレーム処理は別の部署が設置されることもありますが、中小企業の多くは総務が会社を代表して対応をしています。

    福利厚生制度の実施や社内行事の運営

    会社で行われる行事の運営や進行を行うのも総務の仕事です。

    会社では社員旅行や研修旅行、忘年会や新年会、創立記念のパーティなど、会社主体の行事が多くあります。

    そういった行事の企画・進行・メンバー集めなど、幹事としての仕事も総務が行います。

    さらに会社で行われる健康診断の手配や、有給休暇がきちんと取得されているかどうかをチェックするのも総務の仕事です。

    その他の業務

    法務・経理・人事の部署がない企業では、以下の業務も総務が行います。

    • 法務関連の業務対応
      会社で特許の取得が必要なものなど、必要書類を揃えて保管する等
    • 労務管理や給与計算
      正社員やパート、アルバイトの勤務状況を確認、給与の計算、払い込みをする等
    • 採用に関する業務
      採用の際に、履歴書を管理し、入社した人に会社の案内をしたり制服を用意する等

    また、採用後に「スムーズに仕事ができているか」「困っていることがないか」を常に気にかけ、アドバイスをするのも総務の大切な仕事の一つです。

    5.総務に転職するなら取っておきたい資格

    総務への転職を考えている場合、経験や総務で働きたい意思表示のアピール以上に、大きな武器となるのが資格。

    現場ですぐ戦力になるためにも、転職前に取得しておきたい必要な資格を詳しく見ていきましょう。

    簿記

    企業の経理事務に関わる場合に、必要となるのが簿記の資格です。

    簿記は日本商工会議所、及び各地方商工会議所が主催し認定しています。

    試験では、出入りするお金の流れを計算・記録する知識が問われます。

    3級から2級、準1級と1級がありますが、会社で必要とされるのは準1級か1級です。

    社会保険労務士

    社会保険労務士は、会社における労務管理や、社会保険に関する指導や相談、書類作成を行うことができる資格です。

    このような業務は外部に依頼することもありますが、企業に社会保険労務士がいると保険や年金の手続きがスムーズになります。

    また労働法令に従った働き方ができているか、アドバイスもできるので、総務で働きたいと考えているならおすすめの資格です。

    試験は年1回8月に、社労士試験センターが主催して行われます。

    合格率は平成30年の試験で6.3%と狭き門になっていますが、仕事をしながら取得している人も多くいます。

    人事総務検定

    人事総務検定は、人事総務の知識や法律知識、実務能力について問われる検定です。

    一般社団法人人事総務スキルアップ検定協会が主催している検定です。

    指定講習実施団体として、LECが実施しています。

    3級から1級まであり、3級は基礎的な実務と、幅広い知識が問われます。

    社会保険労務士と勉強する範囲が重なるため、一緒に勉強することで合格しやすくなりますよ。

    MOS

    MOSは、マイクロソフト社が認定する、マイクロソフトオフィスのスキルを認定するパソコン資格です。

    企業ではマイクロソフトオフィスを導入しているところが多いので、一連のソフトが使いこなせるというアピールとしても有効です。

    ワード(Word)、エクセル(Excel)のほか、パワーポイント(PowerPoint)、アクセス(Access)、アウトルック(Outlook)の5種類の試験があります。

    それぞれのバージョンごとに試験を受けることができます。

    ただし、最新のバージョンで資格を取得する場合はまた受け直す必要があるので、注意が必要です。

    まとめ

    総務の仕事は、会社の中で社員が仕事をしやすいようサポートするやりがいのある仕事です。

    ただ、仕事が多岐にわたるため経験者の採用が多く、未経験者は不利になりがち。

    そんなときにぜひおすすめしたいのが、転職エージェントの利用です。

    【転職エージェントの利用が向いているのは?】

    1. 初めての転職で提出書類や面接のアドバイスが欲しい方
    2. 少ない総務の求人を確実に見たい方
    3. 好条件の非公開求人をチェックしたい方

    求人が少ない総務への転職は、まず求人を確認しないことには前に進めません。

    転職エージェントを利用すれば、多くの求人の中から自分にぴったりの企業を見つけることができますよ。

    「未経験だけど総務に転職をしたい」と考えているのなら、ぜひ次の3つの転職エージェントに登録しましょう。

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