会社を休むメール連絡の注意点!上司・同僚向けのメール例文も紹介

仕事の悩み・相談

会社を休む時、「メールで連絡をとっても良いのか」分からず困りますよね。

原則、会社を休む連絡は電話が基本です。

電話以外の連絡方法を使うのはマナー違反とされています。

ただし、次の場合はメールで連絡をしても問題ありません。

【メールで休む連絡をしても良いケース】

  • 電話をかけられないほど体調が悪い
  • 事前に休むことが決まっている

この記事では、体調不良で会社を休む時の連絡方法や、メールの内容について詳しく解説します。

ぜひ参考にしてくださいね。

メールでの連絡で迷った時に使える例文

【件名】体調不良による欠勤のご連絡

○○部長

おはようございます。○○です。

大変申し訳ありませんが、昨夜から体調が悪く、今朝もあまり改善しておりません。

病院に行って診察を受けようと思っていますが、本日は休みを頂いても宜しいでしょうか?

本日抱えている案件については、○○さんにフォローをお願いするつもりです。

メールは定期的に確認しておりますので、緊急の確認事項などございましたらご連絡ください。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ありません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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1.【大前提】会社を休む場合はすぐに電話連絡が基本

どれだけ体調管理をしていても、体調不良で会社を休むことは誰にでもあることです。

ただでさえ体調不良で会社を休むのは気が引けるのに、上司に会社を休む連絡を入れるとなると、なおさら気が重くなりますよね。

しかし、 欠勤の連絡が遅くなってしまうと他の人に迷惑をかけてしまうので、会社を休むと決めたらすぐに電話で連絡を入れましょう。

会社を休む連絡は電話連絡が原則

会社を休む際の連絡は、 原則電話です。

当日などの 急な欠勤は電話連絡で欠勤理由を伝えるのが一般的なので、メールで連絡を入れるとマナー違反と思われる場合があります。

会社を休むと決めたら、すぐに会社に電話連絡を入れましょう。

欠勤の連絡が遅くなってしまうと、仕事の穴埋めや引継ぎに時間がかかってしまい、迷惑をかけてしまいます。

当日に体調が悪くなってしまった場合も、できるだけ早く連絡を入れてください。

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  • 電話をするタイミング

    欠勤の連絡は、 遅くても始業開始15分前には電話で直属の上司に連絡を入れましょう。

    始業直前や始業直後の連絡は、「事故に巻き込まれたのでは」と言う心配や「寝坊」を疑われる可能性があります。

    上司が職場に到着しているであろう時間、始業の15分前には電話連絡を入れましょう。

    上司に電話連絡を入れる場合の流れは、以下を参考にしてください。


    自分

    おはようございます。○○です。

    急で申し訳ないのですが、風邪をひいてしまいまして・・・

    本日お休みを頂けないでしょうか?


    上司

    分かった。病院へは行くのか?


    自分

    はい。病院で診てもらおうと思います。

    明日の出社については、診察後にまたご連絡致します。

    よろしくお願い致します。

    なお、電話で休む連絡を入れるときのマナーや注意事項は以下の記事でさらに詳しく解説しているので、ぜひこちらもご確認ください。

    2.こんな時はメールでもOK!メール連絡でも許される2つのケース

    基本は電話連絡が一般的ですが、次の2つのケースではメールで連絡しても構いません。

    • 電話をかけられないほど体調が悪い
    • 事前に休むことが決まっている

    当日に欠勤のメールを送る場合は、始業1時間前には上司にメールを送る必要があります。

    始業ギリギリに送ってしまうと、上司がメールを確認できていなかったり、引継ぎに時間がかかってしまったりしてしまい、業務に支障をきたす可能性があるからです。

    体調不良で当日欠勤する場合は、遅くても始業1時間前には上司にメールを入れましょう。

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  • ケース1.電話がかけられないほど体調が悪い

    喉の痛みや、あまりにも体調が悪くて喋るのもままならないという場合はメールで欠勤を伝えましょう。

    声が出ない時は、相手も聞き取りにくく、言いたいことが伝わりにくいからです。

    その場合は、電話連絡できない理由と共に、体調不良と欠勤したい旨をメールに記載し連絡を入れましょう。

    ケース2.事前に休むことが決まっている

    有給休暇や冠婚葬祭など、あらかじめ休むことが決まっている場合はメール連絡でも問題ありません。

    あらかじめ休みが決まっていることで、会社側も前もって調整することができるからです。

    事前に休みが決まっている場合のメール文は以下を参考にしてください。

    【件名】〇月〇日~〇月〇日 忌引きのご連絡

    【本文】○○部長

    お疲れ様です。○○です。

    この度有給休暇を取得したく、ここにお届けいたします。

    内容は以下の通りです。

    【期間】〇月〇日~〇月〇日
    【理由】祖父の葬儀の為
    【備考】忌引き休暇中は、090-××××-××××へご連絡頂けますと幸いです。

    宜しくお願い致します。

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  • 3.例文|上司にメールで休みを伝える時のテンプレ

    では、当日上司に体調不良で欠勤する場合、どのような文面のメールを送ればよいでしょうか。

    実際の例文を確認しながら、送るべき内容を確認していきましょう。

    ① 件名

    【件名】体調不良による欠勤のご連絡

    件名は、 欠勤することと欠勤理由を記載しましょう。

    用件がわからないと、メールを開くのを後回しにされたり見落としたりする場合があるからです。

    メールの確認が遅れてしまうと、引継ぎや取引先への連絡などが遅れる可能性があるので、業務に支障をきたしてしまいます。

    件名は一目で分かるようにしてください

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  • ② 本文

    ○○部長

    おはようございます。○○です。

    大変申し訳ありませんが、昨夜から体調が悪く、今朝もあまり改善しておりません。

    病院に行って診察を受けようと思っていますが、本日は休みを頂いても宜しいでしょうか?

    本日抱えている案件については、○○さんにフォローをお願いするつもりです。

    メールは定期的に確認しておりますので、緊急の確認事項などございましたらご連絡いただけますでしょうか。

    メールの本文には、「お詫び」「欠勤理由」「今後の対応」を記載しましょう。

    「今後の対応」が記載されていないと、どこまでバックアップすればいいのかが分からず、 仕事の引継ぎなどにも支障が出てしまいます。

    もし当日に予定が入っていた場合は、キャンセルをした上でその内容もメールに記載しておきましょう。

    また、欠勤理由は「熱が出た」「喉が腫れている」など詳細は書く必要はありません。

    基本的には「体調不良」だけで大丈夫です。

    相手から聞かれた場合のみ、症状を記載しましょう。

    ③ メールの結び

    ○○部長

    おはようございます。○○です。

    大変申し訳ありませんが、昨夜から体調が悪く、今朝もあまり改善しておりません。

    病院に行って診察を受けようと思っていますが、本日は休みを頂いても宜しいでしょうか?

    本日抱えている案件については、○○さんにフォローをお願いするつもりです。

    メールは定期的に確認しておりますので、緊急の確認事項などございましたらご連絡いただけますでしょうか。

    ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ありません。

    何卒よろしくお願い申し上げます。

    メールの結びでは、 改めて「お詫び」を入れましょう。

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  • 4.例文|同僚にサポートをお願いする時のテンプレ

    同僚にサポートをお願いするメールの例文は以下を参考にしてください。

    ① 件名

    【○○の件でのお願い】本日体調不良の為○○の件の発送お願い ○○部署 氏名

    同僚にサポートをお願いする場合、件名はわかりやすく「何の件か」と「氏名」を記載しましょう。

    一目でサポートする内容がわからないと、緊急性がわからずトラブルの原因になってしまいます。

    サポート内容と名前は忘れずに記載しましょう。

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  • ② 本文

    ○○様

    おはようございます。○○です。

    大変申し訳ありませんが、本日体調不良のため○○部長に休みを頂きたい旨をメールさせて頂きました。

    お忙しいところ恐縮ですが、○○の件でお願いがあります。

    デスク一番上に先方に郵送する資料が置いてあります。

    全て明記してありますので、本日中に発送だけお願いできないでしょうか。

    負担をかけてしまって申し訳ありません。

    メールは定期的に確認しております。

    緊急の確認事項がございましたら、連絡いただけますでしょうか。

    同僚にサポートをお願いするメールでは「お詫び」「サポート内容」を記載しましょう。

    期限が決まっているものは、「いつまでに」やるべきかまでしっかり記載する必要があります。

    期限を伝え忘れたことでトラブルになってしまうと、同僚にも迷惑がかかってしまうからです。

    あまりにも引継ぎが多い場合は、申し訳ない気持ちが伝わるよう、先に「電話連絡」を入れるといいですよ。

    その後に、メールで改めてサポートをお願いするようにしましょう。

    ③ メールの結び

    ○○様

    おはようございます。○○です。

    大変申し訳ありませんが、本日体調不良のため○○部長に休みを頂きたい旨をメールさせて頂きました。

    お忙しいところ恐縮ですが、○○の件でお願いがあります。

    デスク一番上に先方に郵送する資料が置いてあります。

    全て明記してありますので、本日中に発送だけお願いできないでしょうか。

    負担をかけてしまって申し訳ありません。

    メールは定期的に確認しております。

    緊急の確認事項がございましたら、連絡いただけますでしょうか。

    ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ありません。

    どうぞよろしくお願い致します。

    メールの結びは改めて「お詫び」を記載します。

    また復帰後は、改めてサポートをしてくれた同僚にお詫びをしましょう。

    5.ここだけは注意!会社を休む時のメールで気を付けること

    会社を休むメールを送る時に気を付けることは、「休み」の言い方です。

    会社を休むメールを送る際、 「お休みさせて頂きたい」「お休みさせてもらいます」という表現は間違いなので気を付けましょう。

    「休む」のは「自分」なので、休みに尊敬語の「お」をつけるのは間違いです。

    「仕事の休みが欲しい」という正しい表現は以下の通りです。

    • 欠勤させて頂きたい
    • 欠勤させて頂きます
    • 欠勤させてもらいます
    • 休ませて頂きたい
    • 休ませて頂きます

    会社を休む際は、ビジネスマンとして正しい日本語を使いましょう。

    6.会社に不満が溜まっているなら、早めに転職活動を始めておこう


    会社を休むと白い目で見られるんだよなぁ・・・


    休みたいんだけど、休んだら休んだで仕事が回らなくなる・・

    もしあなたが今このような悩みを抱えているのなら、小さくでも転職活動を始めてみることをおすすめします

    実は筆者も、自分に合わない会社に勤めていた経験があり、毎日のように「今日は休みたい…」と思いながら働いていたことがありました。

    会社を休むと同僚から冷たい視線を向けられ、休んだ次の日に大量の仕事を回されることもあり、気軽に休むことができない職場環境。

    そんな状況に耐えられなくなり転職活動をはじめ、社風が自分に合いそうな中小企業への転職が決まりました。

    新しい会社に移ってからは、仕事環境や人間関係に恵まれ、今では「本気で仕事が楽しい」と言える毎日を過ごせています。

     

    今の会社に納得して働いているのなら、全く問題はないと思います。

    しかし、常に不満を感じてモヤモヤした気持ちで働いているのなら、自分を変えるか、会社を変えるかのどちらかの対処が必要です。

     

    ただ、自分か会社のどちらかを変えるのならば、長い間染み付いてきた自分の性格を変えるより、自分にあった会社を見つけた方がはるかに簡単です。

    転職エージェントに相談しながら地道に転職先を探せば、今より良い会社は必ず見つかるはずなので、少しずつでも転職活動を始めてみてほしいです。

    焦らなくても良いので、本気で転職したい!と思った時にすぐに行動を起こせるよう、早めの準備だけしておいてくださいね。

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    まとめ

    会社を休む時は、基本的にメールよりも電話が一般的です。

    どうしても声が出ない時や、あらかじめ休むことが決まっている場合のみメールで送るようにしましょう。

    その際は、上司や同僚に「お詫び」の気持ちをしっかりと文面に入れることが大事です。

    会社を休む際のマナーをしっかり習得してくださいね。

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