会社を休むときの電話マナー!ベストなタイミングと伝え方を解説

仕事の悩み・相談

会社を休むとき、「どうやって電話すればいいのか・・・?」と悩みますよね。

社会人として、休む際の電話連絡は最低限のマナーです。

この記事では、会社を休む際の電話連絡について知っておくべき以下の点を説明します。

  • 電話の相手・タイミング・伝える内容
  • 会社を休む時のマナー
  • 会社を休んでいい時・休むべき時
  • 会社を休む時の電話連絡例文
  • 会社を休む時のNGマナー

ぜひ参考にしてください。

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1.会社を休む時は電話連絡が基本

会社を休む時には、電話で連絡するのが基本です。

電話で連絡することで、声の大きさやトーンなどからこちらの調子を分かってもらえます。

また、相手の質問にもすぐに答えることができるので、仕事についてのやり取りもスムーズに行えるというメリットがあります。

初めて会社を休む時、気になるのが「誰に・いつ・何を伝えるのか」ということですよね。

ここでは、会社を休む時の基本情報を説明します。

1-1.誰に電話すればいいの?

会社を休む連絡は直属の上司にするようにしましょう。

もしも、電話した時上司が不在という場合は、上司に次ぐ立場の人にかわってもらって伝言を頼みます。

その際、自分から改めてかけ直すことも伝えてもらいましょう。

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  • 1-2.電話するタイミングは?

    電話をするタイミングは、始業時間の15~10分前がベストです。

    上司の出勤時間が分かっているのであれば、その時間帯に合わせてかけても構いません。

    早すぎると、会社の固定電話の場合は誰も出社していなかったり、上司の携帯に直接かける場合はまだ通勤電車の中…という可能性があります。

    始業時間の15~10分前であれば、必ず誰かが出社している上、まだ仕事に動き出す前なので、穴をあける分の仕事の調整を依頼しやすくなります。

    1-3.電話で伝えることは?

    電話では、伝えるべきことが6点あります。

    • 休む理由
    • 今の病状や状況
    • 今の仕事の状態
    • 必要な引き継ぎ
    • 病状や状況の変化
    • 出社の目安

    上司がどの程度あなたの仕事をコントロールすればいいのか等を判断するためにも、上記のことをきちんと報告することが大切です。

    特に出社の目安については、翌日以降の仕事の振り分けにも関係するので、分かり次第連絡するべきです。

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  • 2.会社を休む時のマナー|3つのポイント

    会社を休む際には、おさえておくべき3つのマナーがあります。

    • 自分で「休む」と決めない
    • 仕事の進捗状況を説明する
    • 休み明けは御礼を伝える

    では、順番に説明していきます。

    2-1.自分で「休む」と決めない

    どんなに体調が悪かったとしても「休む」ということを自分で決めてはいけません。

    「今日は体調が悪いので休みます」と休むことを自己判断してしまうと、上司から「自分勝手なやつ」という印象を持たれてしまうかもしれません。

    休みの連絡をする時は「今日は体調が悪く病院に行きたいのですが、お休みを頂いてもよろしいでしょうか?」と、上司の許可をもらうというスタンスで行いましょう。

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  • 2-2.仕事の進捗状況を説明する

    休む際は、現在抱えている仕事の進捗状況をきちんと上司に報告するようにしましょう。

    欠勤の連絡を受けた上司は、あなたの体調を心配すると同時に、あなたの仕事の状況についても心配しています。

    あなたの欠勤が仕事に与える影響や、取引先との約束の有無などを丁寧に説明しましょう。

    もし、誰かに代わってもらう必要がある仕事があれば、誰に依頼したのか(するのか)もきちんと伝えることが大切です。

    2-3.休み明けはきちんと御礼を伝える

    休んだあとは、休みをくれた上司や仕事のフォローをしてくれた同僚などにきちんと御礼を伝えるようにしましょう。

    当たり前のことのように思われるかもしれませんが、仕事の忙しさにまぎれてしまい忘れてしまう人も多いものです。

    社会人としての信頼を失わないためにも、休み明けには直接御礼を伝えるようにしましょう。

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  • 3.会社を休んでいい時・休むべき時

    周りに迷惑になるかどうかで判断しましょう

    「なんだか調子が悪いなぁ…」と思っても、「これくらいで休んでいいのかな…?」と考えてしまうことってありますよね。

    「社会人たるもの、ちょっとやそっとのことで会社を休むべきではない!」と考える人はまだまだ多いのが現実です。

    しかし 「休んでもいい時」や「休むべき時」はあります。

    判断のポイントは「周りの迷惑になるかどうか」です。

    例えば、熱があったり咳が出たりしているのに、無理して出勤すると、「こんな状態で働けるのか」「うつるんじゃないか」と周りから迷惑がられてしまいます。

    休むべき時にはしっかり休むのも社会人としてのマナーです。

    以下の場合では、欠勤が認められます。

    • インフルエンザなど感染症の疑いがある
    • 持病が悪化した
    • 急な事故
    • 子どもの急病
    • 身内の不幸
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  • 4.【状況別】会社を休む時の電話で使える例文

    いざ電話をかけようと思っても、何と言えばいいのか困ってしまいますよね。

    ここでは、会社を休む時の電話で使える例文を状況別に説明します。

    4-1.体調不良の場合

    あなた「おはようございます。○○です。大変申し訳ありませんが、昨日の夜から熱がありまして、病院に行こうと思うのですが、本日お休みを頂いてもよろしいでしょうか?」

    上司「分かった。身体は大丈夫か?」

    あなた「はい、ありがとうございます。仕事については、△△さんにフォローをお願いするつもりです」

    上司「ではしっかり休みなさい、お大事に」

    病院を受診して、症状がはっきりしたら、次の日出社できそうかどうかの連絡を入れるようにしましょう。

    また、インフルエンザなどの感染症が疑われる場合も、きちんと報告しておきましょう。

    社内で感染が拡大しないようにするためにも、注意喚起として伝えるべきです。

    4-2.急な事故の場合

    あなた「おはようございます。○○です。実は、出勤途中、車同士でぶつかってしまって、いま救急車で△市の病院に運ばれているところです。怪我はたいしたことないとは思うのですが、念のために検査をするようです。もしかしたら本日は出勤できない可能性もありますので、お休みを頂けますか?」

    上司「もちろんだ。大丈夫なのか?」

    あなた「はい。幸い相手の車を運転していた方には怪我はなかったようです」

    上司「大変だったな。こちらのことは任せてくれればいいから」

    あなた「ありがとうございます。また状況が分かり次第ご連絡します」

    事故の場合は、自分で電話することができないという状況もあり得ます。

    ただし、 自分でかけることができる状態であれば、きちんと自分の口で状況を説明するしましょう。

    4-3.子どもの急病の場合

    あなた「おはようございます。○○です。大変申し訳ないのですが、昨日から子どもが体調を崩していて、本日はお休みを頂きたいのですが、よろしいでしょうか」

    上司「そうか、それは心配だな。了解した」

    あなた「ありがとうございます。今日対応しなければならない案件については、△△さんにお願いするつもりです」

    上司「分かった」

    あなた「もし何かあればいつでも電話やメールで対応できる状態にはしておきますので、よろしくお願いします」

    子どもの体調不良の場合、もし前の日の時点で翌日休むことが分かっていれば、前日のうちに連絡を入れても構いません。

    会社によっては、子どもが病気の時は在宅勤務に切り替えができるなど柔軟に対応してくれるところもあります。

    そういった場合は、「本日は子どもが体調不良のため、〇時から〇時まで在宅で対応させていただきます」と、在宅で勤務するということと、勤務時間を伝えましょう。

    4-4.身内の不幸の場合

    あなた「おはようございます。○○です。実は、昨日祖父が他界いたしまして、葬儀に参列するため忌引き休暇を頂きたいのですが、よろしいでしょうか」

    上司「そうか、それは残念なことだな…気を落とさないようにな。忌引き休暇の件は了解した」

    あなた「ありがとうございます。通夜や告別式の日時につきましてはメールで送らせていただきます。休暇手続きの書類などは、後日提出させていただきます」

    上司「実家はたしか□□県だったな、気をつけて帰るように」

    身内の不幸で会社を休む場合は、忌引き休暇を使える会社が多いです。

    忌引き休暇を取る場合も、直属の上司に電話で直接伝えるようにしましょう。

    伝えることは「誰がいつ亡くなったのか」「通夜・告別式の日時、場所、喪主」です。

    通夜・告別式の情報は、口頭だけでは聞き間違いや聞き逃しがあるかもしれないので、メールなど形に残る方法でも伝えるようにしましょう。

    5.会社を休む時の禁止事項

    会社を休む連絡を入れる時、やってはいけないことが以下の3点です。

    • 始業時間が過ぎてから電話する
    • メールやSNSで連絡する
    • 親が代わりに連絡する

    順番に説明していきます。

    禁止事項1「始業時間が過ぎてから電話する」

    始業時間が過ぎてからの欠勤連絡はNGです。

    始業時間を過ぎてから「休みます」と連絡をすると、仕事を始めている相手の迷惑になるだけでなく、「本当は寝坊でもしたんじゃないのか」と疑われることもあります。

    会社を休む時は、電話する相手の出社のタイミングに合わせて始業時間15~10分前に電話するようにしましょう。

    禁止事項2「メールやSNSで連絡する」

    原則として休みの連絡をメールやSNSでしてはいけません。

    メールやSNSでは、相手から返信がなければ読んでくれたがどうかが分かりません。

    もしかすると、送った相手が忙しくてメッセージを確認できない状況にある可能性もあります。

    なので、休みの連絡は直接やりとりができる電話でするようにしましょう。

    ただし、一部のIT系企業やベンチャー企業などではメールやSNSでの連絡を可としているところもあります。

    事前にどういった方法で連絡すればいいか確認しておくと安心です。

    メールで連絡する際の注意事項はこちらをお読みください。

    会社を休む時はメール連絡の注意事項は?会社を休む時の連絡方法を紹介

    禁止事項3「親が代わりに電話する」

    中学・高校時代は欠席の際には親が連絡するのが普通だったかもしれません。

    しかし、社会人になってから親に代わりに連絡してもらうのは絶対NGです。

    いつまでも親離れできていない非常識な人、というレッテルを貼られてしまいます。

    意識が無い状態や、声が全くでない状態などでない限りは、自分で連絡を入れるようにしましょう。

    6.仕事が合わないなら、早めにキャリアアドバイザーに相談しよう

    もし「会社に行くのがしんどいから休みたい」という状態が続いているなら、なるべく早めに転職エージェントの「キャリアアドバイザー」に相談してください。

    「キャリアアドバイザー」は、あなたの悩みや不安をじっくり聞いて、あなたに最もふさわしい会社を探して紹介します。

    例えば「労働時間が長くて休みがない。しかも薄給」というのが会社が嫌な理由だとしたら、「労働時間に見合った給料をくれて、休みも取れる会社」を探し出してくれます。

    また、転職エージェントはどれだけ使っても無料です。相談だけでも利用料は取られません。

    自分一人で悩みを抱えていても、結局どうすればよいか答えを出すのは難しいものです。

    ずるずると会社の不満で悩み続けていれば、今後もずっと「会社を休みたい」と考え続ける日々が続いてしまいます。

    そんな現状を1日でも早く抜け出すために、できるだけ早く転職エージェントに相談するべきです。

    もちろん、転職エージェントを使ったからといって、必ず転職する必要はありませんので、安心して活用してくださいね。

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    まとめ

    会社を休む時の電話のかけ方について説明しました。

    大事なポイントは以下の3つです。

    • 直属の上司にかける
    • 始業時間の15~10分前にかける
    • 休む理由と期間を伝える

    あなたが休んでいる間も、会社では誰かがあなたの分の仕事をしています。

    仕事のフォローをしてくれた相手への謝罪や配慮は忘れないようにしましょう。

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