【テンプレあり】会社を休む時に使える理由!電話・メール別に解説

仕事の悩み・相談

「会社を休みたいけど、どういう理由で連絡すればいいかわからない」という悩みに答えます。

会社を休むことになると、自分の仕事を他の人に任せることになり、同僚の負担が増えてしまいます。

とはいえ、「急に具合が悪くなった」「イベントなど上司には言えない理由で休みたい」など、どうしても休みたいときはありますよね。

そこで今回は、 会社を休むときに使える理由のテンプレート、電話かメールのどちらがいいのか、会社を休むまでの手順を紹介します

正しい伝え方を使って、上司や同僚との人間関係を良好に保ちましょう。

スポンサーリンク

1.そのまま使える!会社を休む時に使える理由

会社を休むとなると、事前に連絡を入れる必要があります。

その際、休暇をとる理由を聞かれるため、 「相手から納得してもらえるうな理由」を準備する必要があります。

インフルエンザなどの正当な理由であれば伝えやすいですし相手も納得してくれそうですが、イベントに行きたいなどプライベートな理由は却下されてしまいそうですよね。

そんなときは、相手に納得してもらえるような嘘をつくことも必要です。

そこで、ここでは「当日欠勤」「前日申請」「1週間前申請」「有給休暇」の4つの状況別に相手が納得してくれる理由を紹介します。

理由1.当日欠勤の場合

「朝起きたら、だるくて会社に行きたくない」「病気ではないけれど、どうしても疲れがたまって休みたい」という日もたまにはありますよね。

そんな時は、自分の病気、周囲(子供など)の病気や不幸を理由にして休むと、相手も納得してくれます。

例えば、次の3つの理由であれば、急に休むのも仕方がないと思ってもらえます。

  1. 自分の体調不良
  2. 家族の体調不良
  3. 何らかのアクシデント

 

なぜなら、会社側も病気にかかってまで出勤されると職場内で感染するリスクがあるので、無理に来られても逆に困ると思ってくれるからです。

ただし、診断書を求められるような「インフルエンザ」などの病気は、嘘だとバレてしまうので、「発熱」や「下痢」というレベルにとどめておきましょう。

例えば、休みの連絡を入れる時は、以下のような理由が使えます。

  • 起きたら、ひどい風邪で熱もあるのでお休みをいただけないでしょうか。
  • ひどい腹痛で下痢もあるので、今日は出勤できません。
  • 子供がひどい熱を出したので、今日は病院に行きたいので、お休みをいただけないでしょうか。
  • 妻(夫)が体調が悪く、一人にするのは心配なので看病させていただいてもよろしいでしょうか。
  • 母(父)が倒れたので、看病をしたいため休ませていただいてもよろしいでしょうか。
  • 昨日の帰りに財布をなくしたらしくて、探しているのですがみつかりません。警察にも届けないといけないので、今日はお休みをいただけないでしょうか。

「休ませてください」と言うよりは、上記のように疑問形でお願いする方が相手への印象が良くなります。

当然ですが、一ヵ月に何度もこういった理由で休むと疑われてしまいます。

あくまで、3か月に1回程度の頻度で使ってくださいね。

感染力の強い病気はNG

体調不良を理由にする場合には、次のような感染力の強い病気は使わないようにしましょう。

  • インフルエンザ
  • ノロウイルス

上記の病気は1日くらいでは回復しませんし、周囲に感染するのを防ぐために数日間休む必要があります。

流行しているからといって うっかり理由にしてしまうと、何日も休むことになってしまうので注意しましょう。

事故やケガはNG

通勤途中の事故やケガを理由に休むのはおすすめできません。

会社を休むほどの事故やケガだったのに、次の日にかすり傷ひとつない姿で出社するのはつじつまが合いません。

また、通勤途中のケガは労災に認定される場合があるので、 書類や証明書を提出するように言われる可能性もあります

休んだ翌日には会社に出勤するので、周囲に怪しまれないような休む理由を探しましょう。

スポンサーリンク

理由2.前日申請の場合

「行きたかったイベントのチケットが手に入った」「疲れがたまっているので休みたい」という場合は、本当の理由は言いにくいですよね。

この場合は、 自分の体調不良か、身内の不幸や怪我などの理由で申請すると許可がもらえやすいです。

  1. 自分の体調不良を理由にする
  2. 家族の事情を理由にする
  3. 葬儀の参列や手伝いを理由にする
  4. 役所などの手続きを理由にする
  5. 結婚式や法事を理由にする

「出勤する意志はあるが、どうしても休みをとりたい」ということが伝わると、なお良いでしょう。

休む理由の例は、以下の通りです。

  • 今日の昼頃から熱が上がってきて、明日熱が引いたら出勤しますが、熱が引かなかった場合は休ませてください。
  • ここ数日めまいがし、今日は吐き気もしてきたので、明日は休ませてください。
  • いつも親を介護している姉に用事ができまして、代わってあげたいのでお休みをいただけないでしょうか。
  • 近所の親しい方が亡くなられまして、お手伝いに行きたいので休ませていただけないでしょうか。
  • 免許の更新を忘れていまして、期限が迫っているのでお休みをいただいて行ってもよろしいでしょうか。
  • 急で申し訳ないのですが、〇日は法事があるので休ませていただけないでしょうか。
  • 田舎にいる母(父)が、倒れたので実家に帰るため明日は休ませてください。

前日に連絡をしておいて、翌朝休みを取る旨を伝えると、二度連絡する手間はありますが、相手に会社に通勤する気があるとみなされ休みやすくなります。

また、前日申請ということで、実家に帰るなど移動距離が長い場合なども理由として信ぴょう性が増します。

ただ、使いすぎると疑われるので、あくまで「本当に外せない用事がある」ときだけの手段として使いましょう。

近すぎる親族の葬儀はNG

葬儀を理由に休む場合には、 近しい親族は雑談などでつじつまの合わないことを言ってしまう可能性が高いので避けましょう

また、会社にもよりますが、家族や親族の葬儀では1日~数日の忌引き休暇をもらえるのが一般的です。

万が一嘘だったことがバレてしまった場合に、忌引き休暇を悪用したように思われる可能性があるので注意してください。

理由3.1週間前申請の場合

「数か月後に、楽しみにしてたイベントが開催される」

「一ヵ月後に、友達と海外旅行に行きたい」

こんな場合は、一週間以上前から休暇申請をとっておきましょう。

早めに申請をしておくことで、仕事の引継ぎがスムーズになり同僚に迷惑がかからないという利点があります。

しかし、理由として申請するにはイベントや旅行では申請が降りにくく、プライベートも露見するので極力避けたいものです。

そこで、一週間前に休暇申請をする際は、 身内の結婚式か公的手続きを理由にすると、許可がおりやすくなります。

たとえば、以下の理由を使うとよいでしょう。

  • 兄妹(友人)の結婚式が遠方で催されるので、出席のため会社を休ませてください。
  • 家の修繕立ち合いがあるので、会社を休ませてください
  • 資格の更新に行かなくてはならないので、会社を休ませてください

結婚式ならば、一ヵ月以上前から決まっており、基本は土日祝日が多いですが、遠方なら前日から移動しなくてはならないので、相手も納得しやすいでしょう。

家の修繕を理由にする場合は「水道管工事」や「外壁修繕」など修繕箇所や費用などを前もって調べておき、職場で聞かれたときにつじつまを合うようにしておいてください。

理由4.有給休暇の場合

有給休暇は、労働基準法で定められた労働者の権利なので、 基本的には休む理由を言わなくて良いことになっています。

ただし、会社が忙しい時期に長期で休みをとるのは周囲に迷惑をかけてしまうので避けたほうがいいです。

業種にもよりけりですが、基本的に繁忙期は避けて有休をとること、仕事の引継ぎに気を配ることは最低限のマナーとして気を付けるようにしましょう。

スポンサーリンク

2.休む連絡は電話?メール?

休みを取る際に、「連絡方法は電話かメール、どちらがよいか」という疑問も出てきますよね。

一般的に、直属の上司に 休みの許可を得る場合は電話で、職場全員に報告する場合は一斉送信できるメールを使うのがベストな選択です

ただし、休暇の許可はチャットやメールという習慣がある職場の場合は、メールやラインなどで連絡をとるなど、職場に合わせて申請を行いましょう。

一週間以上前に休暇申請をとる場合は、電話よりも直接口頭でとるようにすると上司からもその場で指示がもらえて簡単に申請できます。

それでは、電話やメールでの休みの取り方と、そのまま使えるテンプレートを紹介します。

2-1.電話の場合

電話での連絡の場合、まず自分の働く課の直属の上司に取り次いでもらい、 休暇をいつもらうのか、期間とその理由を話して申請しましょう

仕事の引き継ぎなどの報告は、指示を仰ぎながら随時報告をしていきましょう。

<例文>

お忙しい中、大変申し訳ありません。本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか?

昨晩から体調が優れず、出社できずにいます。申し訳ありません。

現在抱えている案件の進捗状況は○○で、期日までには十分完成する予定です。

明日の出社については、診察の結果などを見てからご連絡いたします。

よろしくお願いいたします。

電話で連絡する際のマナーや注意事項について知りたい方はこちらもご確認ください。

会社を休むときの電話マナー!ベストなタイミングと伝え方を解説

2-2.メールの場合

上司だけでなく、担当部署やプロジェクトチーム全体に連絡を入れたい時は、メールで一斉送信するようにしましょう。

ここで、メールに含めたい内容は、以下の通りです。

  1. 会社を休む連絡と理由
  2. お詫び
  3. 仕事のバックアップ、引き継ぎやアポイントメントなど
  4. 再度のお詫びで締めくくる

また、 同じ職場の人に休暇の報告をする際もメールを使うと便利です。

まずはじめに、 当日欠勤の連絡を入れる際のメールの例文を紹介します。

このメール文は翌日欠勤の場合でも使えますので、その場合は「本日」という箇所を「翌日」にするとよいでしょう。

当日欠勤

To:○○課の△△様 

件名:申し訳ありません。本日、休みをいただきます。

大変申し訳ありません。
本日、体調不良のため欠勤いたします。

突然の連絡にて大変恐れ入りますが、
ご了承のほどお願い申し上げます。

なお、本日予定しておりました以下の顧客アポイントはすべて、
先方にキャンセル・延期の連絡をしております。

(アポイントメント先、約束の期日と、延期した後の日時)

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、
ご容赦くださいますよう、何卒よろしくお願いいたします。

有給休暇申請

<例文>

件名:有給休暇取得のお願い(△△※名前)

○○課長

おつかれさまです。△△です。
私用のため、下記の日程で有給休暇を取得したく、申請いたします。

【有給休暇期間】
平成○○年○月○日(○)~○月○日(○)

不在の間、○○の案件は○○さんに引き継ぎをいたします。
また休暇の間、携帯電話・メールでの連絡はできるようにしておきます。

何卒よろしくお願いいたします。

次は、有給休暇や長い休みを取る際に、 メールで職場の同じ所属の人に一斉送信するメールの内容を紹介します。

職場全体に連絡(有給休暇)

To:○○課の皆様

お仕事中に失礼いたします。 
私事で恐縮ですが、△月△日(△曜日)ですが、有給休暇にてお休みをいただきたいと思っております。

(上司)さんにはお伝えしてありますが、

業務に支障がないようにいたします。

ご迷惑をおかけしますがご了承の程、 

よろしくお願いいたします。

職場全体に連絡(長い休み)

To:○○課の皆様

お疲れさまです。
私用のため、下記の日程で夏休みを取らせていただきたいと考えております。

休暇期間: ○月○日(月)〜○日(水)

不在の間はご迷惑をおかけしますが、○○の件は、××さんへ引き継ぎます。 

また、休暇の間も携帯電話、メールへの連絡は
なるべく確認するようにいたしますので、
急ぎの案件等ございましたら、下記にご連絡ください。
・携帯電話の連絡先
・メール連絡先
不在の間はご不便をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。

メールで連絡する時の注意事項について知りたい方はこちらもお読みください。

会社を休む時はメール連絡の注意事項は?会社を休む時の連絡方法を紹介

スポンサーリンク

3.会社を休むまでの手順

会社を休むと、 同じ職場の同僚や上司など迷惑をかけることが多くなります

そのため、休暇申請は以下の手順を踏んでいきます。

  1. できるだけ早く申請を出す
  2. 申請の許可を出す
  3. 休み中の引継ぎ準備をする

それぞれの手順を詳しく紹介していきます。

手順1.できるだけ早く申請を出す

休暇を撮ることは、 周りの人の負担にもなるため、できるだけ早く申請を出すことが常識的なマナーです。

休暇を取る日にちが決まれば、すぐにでも申請を行っておくと確実でしょう。

休暇申請は、直属の上司に口頭かメールで行います。

長期の休暇の場合は、許可が下りるのに時間がかかるので、許可が下りるまで待ちましょう。

手順2.申請の許可が降りたら職場に報告

休暇の許可が下りたら、 職場の同僚、先輩、後輩たちに報告を入れます。

メールならば報告が一斉送信ができ、データが残るのでおすすめです。

特に、仕事で深く関わっている社員には、休み中の仕事の引継ぎなど漏れがないように報告をしましょう。

スポンサーリンク

手順3.休み中の引継ぎ準備をする

最後に、休み中に周りに迷惑がかからないように、 引継ぎ準備を忘れないように行いましょう。

特に、アポイントメントがある場合は、アポイントメント先の相手、時刻を確認し、代役を立てるか延期をするかを決めて連絡を取ります。

また、継続している案件がある場合は、進歩状況などを報告しておきましょう。

4.有給を三日以上取るときはタイミングを考えて

「長い休暇を取ってしばらく休みたい」「長期で海外旅行に行きたい」という場合、どれだけ期間休むことができるか気になりますよね。

基本的には、有給では、使える日数分ならいくらでも連続して休めることになっています。

しかし、職場によっては長期で休むと、職場の負担になってしまい職場仲間から冷たい視線で見られることもあります。

ですので、有給を 三日以上とる場合は、休みをもらうタイミングをしっかり考えるようにしましょう。

「自分の仕事がある程度余裕ができる時期」や「他の有給希望者と有給が被らない時期」を選び、同僚や顧客に迷惑がかからないように注意しておきましょう。

まとめ

「会社を休むときの理由はどうすればいいか?」という方法を紹介しました。

会社を休む時は、本当の理由を伝えるのが難しい場合もありますので、そんな時は建前として今回紹介した理由を参考にしてみてください

どんな理由で休んでいるのかは、他の同僚や先輩を参考にすることもよいでしょう。

また、休暇申請は周囲に迷惑をかけないように、早めに申請を出すようにしてください。

会社を休むのを悪いことだと思わず、自分のやりたいことをたまには優先してあげてくださいね。

  • スポンサーリンク