【仕事のキャパオーバーで悩む人必見】原因や対処法を徹底解説！

仕事がキャパオーバーになると、モチベーションが上がりにくいため精神的にも辛いですよね。

「仕事量が多すぎて全然終わらない…」「頼まれた仕事を断れない自分が悪いのかな…」

このような悩みを抱えていませんか？

この記事では仕事がキャパオーバーになる原因や、予防法、対処法についてご紹介します。

今の状況を改善するためにどう行動すべきか詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

１．仕事がキャパオーバーになる原因

仕事がキャパオーバーになる主な原因は以下の4つです。

現在キャパオーバーになっている方は、自身と比較しながら確認してみてください。

さっそくご紹介していきます。

原因１．仕事量が多い

仕事量が多いことが原因でキャパオーバーになっていませんか？

以下は、まさに仕事量が多くてキャパオーバーになっている方のツイートです。

ふつーにキャパオーバーだよ、、仕事量多すぎや

— ぎっしー (@penguin_1950) March 27, 2018

能力に関わらず、仕事量が多いと限られた時間内で仕事をこなすことが難しくなります。

たとえば、以下のような企業の場合、仕事量が多くなりがちです。

上記のような環境ではキャパオーバーになりやすく、心身ともにストレスを感じてしまうでしょう。

原因２．頼まれた仕事を断れない

頼まれた仕事を断れないタイプの人も、キャパオーバーになりがちです。

以下は人に頼ることが苦手で、キャパオーバーな仕事でも断れないという方のツイートです。

まず選択肢にない。
頼り方は本当にわからない。
ただし、周りからキャパオーバーな量の仕事を回されるも断れない。

— ティンダロスのわんこ (@VzsXUhfqsHgL3qO) July 4, 2019

頼まれた仕事を断れないと、能力を超えた量の仕事を1人で抱えてしまいがちです。

以下のような性格の人は、依頼された仕事を断りにくい傾向にあります。

職場で「あの人なら何でも引き受けてくれる」といったイメージを持たれている人は注意が必要です。

キャパオーバーにならないためにも、限られた時間でこなせない仕事は断るべきでしょう。

原因３．仕事のスピードが遅い

仕事のスピードが遅い人もキャパオーバーになりやすいです。

スピードが遅いとなかなか仕事を消化できず、結果として多くの業務を抱えてしまいます。

以下は、自分は仕事が遅いと考え、キャパオーバーの仕事をどうこなしていくか悩んでいる方のツイートです。

仕事量が私のキャパオーバー。私仕事遅いみたいだけど、みんな早すぎない？どうやってまわしてるのかしら？さらに新しい仕事が増えたけど、それは私がやりたかったこと。残業すると怒られるし、時間をどうやって工面するかが当面の問題だなー。

— みやび (@223loveTennis) February 2, 2019

仕事のスピードが上がらないことには、以下の理由が考えられます。

仕事が遅い人はこれらの理由によって判断に時間がかかってしまい、キャパオーバーになることが多いです。

原因４．睡眠不足

睡眠不足の状態で仕事をしている場合も、キャパオーバーだと感じやすいです。

以下は、睡眠不足が原因でキャパオーバーになるという方のツイートです。

睡眠不足なのか
すぐキャパオーバーする

— ペペ玉✳娘3歳と0歳 (@kbkr18) June 24, 2020

睡眠不足の状態では、体調が優れている時と比べて仕事の効率が落ちてしまいます。

睡眠不足の時に、以下のような症状を経験したことはありませんか？

このような状態では仕事の効率は上がらないため、残業が多くなりがちです。

残業が続くと睡眠不足になり、さらにキャパオーバーになるといった悪循環が生まれてしまいます。

２．仕事でのキャパオーバーを予防する方法

続いて、キャパオーバーを事前に予防する3つの方法をご紹介します。

日ごろからこれらを意識することで、キャパオーバーになりにくくなります。

詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

予防法１．仕事の優先順位を明確にする

仕事の優先順位を明確にすれば、 キャパオーバーを予防できます。

もし優先順位を付けずに複数の仕事をしていたら、全てが中途半端になってしまい、仕事がなかなか片付きません。

優先順位を明確にするには、まず以下について整理してみましょう。

これらが整理できていれば、頭の中がすっきりとして今やるべきことが明確になります。

キャパオーバーにならないためにも、優先順位をつけて働くことが大切です。

予防法２．自分の仕事量を周囲と共有する

キャパオーバーを防ぐためには、自分の仕事量を周囲と共有するのもおすすめです。

仕事量を共有することで得られるメリットは、下記の通りです。

とはいうものの、どうやって自分の作業量をシェアすればいいのか、分からない方もいることでしょう。

作業量をシェアするには、以下の方法がおすすめです。

自分がこなせる仕事量を伝えておくと適切に仕事を振り分けてもらえるようになり、さらに能力を発揮することにつながります。

キャパオーバーを予防するためにも、自分の仕事量を周囲と共有するようにしましょう。

予防法３．無理な仕事は断る

無理な仕事は断ることも、キャパオーバーを予防するために重要です。

なぜなら、自分の能力以上の仕事を引き受けると、仕事がこなせずキャパオーバーになってしまうからです。

積極的に仕事を引き受ける姿勢は素晴らしいですが、仕事を消化できないと周囲に迷惑をかけてしまいます。

また、仕事の依頼を断れない人は1人で抱えてしまい、精神的ストレスを感じていることが多いです。

キャパオーバーになってしまう前に、自分の能力を超えた仕事は断るようにしましょう。

３．仕事がキャパオーバーになった時の対処法

最後に、キャパオーバーになった時の対処法を4つご紹介します。

現在キャパオーバーになっている方は、これらの方法を実践すれば改善できるはず。

それぞれ詳しく解説していきます。

対処法１．タスクを整理する

キャパオーバーになった時は、まずはタスクを整理することが大切です。

キャパオーバーになると、何から手を付けたらいいか分からずパニックになりがちです。

まずは冷静になって仕事の優先順位を付け、一つずつ順に消化するように心がけましょう。

仕事に取り組む前には、以下のようにタスクを整理するのがおすすめです。

これらを整理することで優先順位が明確になり、すぐにやるべき仕事が自然と分かります。

キャパオーバーになった時こそ一度冷静になり、タスクを整理してみましょう。

対処法２．周囲に助けを求める

周囲に助けを求めることも、キャパオーバーの解消法として有効です。

そもそも会社での業務は全て1人で行うものではありません。

上司や同僚に相談して協力してもらえれば、精神的にも余裕が生まれ以下のような変化が起きます。

取返しのつかない状態になってから相談するよりも、むしろ事前に助けを求めた方が迷惑はかかりません。

キャパオーバーになっていると感じたら、早めに周囲に相談しましょう。

対処法３．無理せず休む

疲れがたまってキャパオーバーになった時は、無理せず休むことも大切です。

なぜなら、体調が優れないと仕事の効率も悪くなるため、さらにキャパオーバーになるという悪循環を引き起こすからです。

疲れがたまった状態で働いてしまうと、以下のような症状が出てきます。

キャパオーバーを解消するためにも、疲れが溜まっている時こそ無理せず休むようにしましょう。

対処法４．転職する

上記の方法でキャパオーバーが改善できない場合は、転職も一つの選択肢です。

なぜなら「忙しい状態が当たり前」「周囲に助けを求めても改善されない」という場合は、職場環境に問題がある可能性が高いからです。

会社のために必死に働くのは素晴らしいことですが、頑張りすぎると身体を壊すことにもなりかねません。

今の職場でキャパオーバーが解消できないと感じたら、転職を検討してみましょう。

とはいえ、転職活動をどう進めていけばいいか分からない方は多いのではないでしょうか？

多忙な生活の中で、これらすべてを一人ですすめるのは大変です。

仕事がキャパオーバーで忙しい人こそ、転職活動を無料でサポートしてくれる転職エージェントの活用がおすすめです。

転職エージェントでは「これまでの経験が活かせる」「この企業はワークライフバランスがいい」など転職に役立つアドバイスや情報がもらえます。

効率よく転職活動を進める為にも、ぜひ活用してみて下さい。

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まとめ

現在の仕事でキャパオーバーとなり苦しんでいる方は、以下の対処法を実践してみてください。

転職活動をする場合は、効率よく進めるためにも転職エージェントを活用しましょう。

アドバイザーに相談しながら転職先を決めるなら、求職者との対話を重視する「リクルートエージェント」がおすすめです。

自身の健康のためにも、キャパオーバーの改善に向け少しずつ行動していきましょう。