仕事が終わらないのは原因があった!定時で帰るための5つの対処法

Portrait of a man grabbing his head in despair at the desk near the laptop, late at night. Education, business concept photo. Lifestyle
仕事の悩み・相談

なんで毎日仕事が定時に終わらないんだろう。

もっと効率よく仕事ができたらなぁ…。ストレス溜まりすぎてどうにかなりそう…。


次から次に新しい仕事が差し込まれる……。

こんな悩みを抱えているなら、あなたは真面目な人なのでしょう。

真面目にしっかりと仕事をしているのに、どんどん忙しくなっているように感じると、しんどくなってきてしまいますよね。

もし全力で真面目に仕事に取り組んでいるのに仕事が終わらないなら、

  • 仕事のやり方を変える
  • 無茶な仕事量のない会社に転職する

などの対策をとる必要があります。

真面目に仕事をする人は、周りから見ても頼りやすい人です。そのため依頼される仕事を受ければ受けるほど、さらに新しい仕事を依頼されやすくなってしまうのです

この記事では、仕事が終わらない人にありがちな特徴と対策、ストレス解消法やおすすめ本まで解説します。

仕事が終わらない理由を知りたい人や、定時で帰れるようになりたい人はぜひ参考にしてみてください。

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1.仕事が終わらない人にありがちな4つの特徴

「仕事が終わらない」と悩んでいるあなたは、「周りと同じ仕事量なのに、自分だけ終わらない」「要領が悪い気がするのはわかるけど、何がいけないのかわからない」などの悩みを抱えているのではないでしょうか?

さぼっているわけでもなく、真面目に働いているのにそもそも業務量が多すぎたり、予定になかった仕事を次々依頼されたりしたら内心では「終わるわけないでしょ!」って思ってしまいますよね。

明らかなのは、 「悪いのはあなただけではない」ということです。

上司や組織体制の仕組みのせいで、仕事が終わらない状況ができてしまっていることは、しばしばあります。

悪いのは会社や経営陣なのに、その負担を背負っているのはあなたです。

そんな状況を回避するためには、 「あなた自身の改善」も必要です。

なぜなら、上司や組織体制をすぐに変えることはできないからです。

嫌な状況を回避するためには、すぐに変えられるものにフォーカスする必要があります。

すぐに変えられるのは自分です。自分は悪くないと思っても、状況を変える方が大事なのでしっかり整理してみましょう。

ただし、決して自分を追い込んだり、無理はしないことを約束してください。

考えられる原因を4つあげたので、当てはまる項目をクリックして確認してみましょう。

では1つずつ詳しく解説していきます。

【特徴1】優先順位がつけられない

仕事の優先順位がつけられないと、こんなことになります。

複数の仕事を抱えている場合、重要な仕事から片付けることが大切です。

なぜなら、優先度が低い仕事に時間をかけてしまっていると、時間がいくらあっても足りなくなるからです。

例えば、来たメールを順番に返したり、依頼された仕事を順番に処理している人はここにあたる可能性があります。

数分で処理できる仕事ならば、順番にこなしていく事も大事ですが、要件によっては、数時間かかる仕事もあります。

1件あたり数時間かかる仕事は、1日に数件しか片付ける事が出来ません。

従って、要件ごとにこの仕事はどのくらいの時間がかかるのかを知る必要があります。

「時間を意識していない」という問題については、次章で詳しく説明します。

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  • 【特徴2】時間を意識していない

    仕事が終わらない人は、 時間を意識せずにダラダラ仕事をしてしまう傾向があります。

    初めは時間を意識しても、その業務を遂行しているうちに気が付くと間に合わず、「あと少しあと少し!」と引き延ばしてしまう事はありませんか?

    あなたの経験によって業務スピードは上がりますが、締め切り時間が過ぎた時点で「時間管理能力が甘かった」ということです。

    ここでの改善策も次章で説明してきます。

    【特徴3】他人に頼れない

    他人に頼れない人は、いつまでたっても仕事が終わらない状況から抜け出せません。

    自力でこなせる仕事量には限りがあるので、少しでも仕事の量が増えると限界に達してしまうからです。

    他人に頼れない人には 、「怒り・諦めパターン」と「怯えパターン」の2タイプがあります。

    • 怒り・諦めタイプ
      任せても想い通りに仕上がって来ない、できないと自分が尻拭いして時間がかかる
    • 怯えタイプ
      人に頼むのは図々しいと思う、嫌われたくない

    自分でやったほうがいいという「怒り・諦めタイプ」の人はこんな人たちです。

    一方、人に仕事を頼むのは図々しいと思ってしまう「怯えタイプ」の人はこんな人たちです。

    「怯えタイプ」の人は断れない性格なので、さらに仕事を押し付けられてしまうということがあるようです。

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  • 【特徴4】ツールを使っていない

    要領よく仕事をするためのツールはたくさんあります。

    「ツールを使う=仕事をサボっている」と考えてしまう人は、仕事の効率が下がってしまいます。

    自分では一生懸命仕事をしているつもりでも、実は ツールを使えば短時間で終わらせることができる仕事があるかもしれません。

    特に同じ作業を繰り返ししている方などは、調べてみると意外と便利なツールがあるものです。

    例えばパソコン作業なら、ショートカットキーを覚えておくだけでも時間の短縮につながります。

    無料で効率化できるツールは沢山あるので、会社自体がアナログな組織であるならば、自分だけでもその状況から抜け出しましょう。

    2.仕事が終わらない人が定時に帰れる人になる5つの改善策

    仕事が終わらない人は、 仕事が終わる人の仕事方法を真似てみましょう。

    業務時間内に仕事をテキパキとこなす人のほとんどが、以下の5つを実践しています。

    どれも特別な才能は不要なので、できることから一つずつ実践してみてください。

    では1〜5まで改善策を一つずつ確認していきます。

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  • 【改善策1】優先順位をつける

    優先順位がつけられていない方は、 仕事の依頼がきた時点で、各業務の期日とかかる時間を予想し、優先順位を立てましょう。

    すぐに業務に取り掛からずに、まずはタスクの優先順位付けを行ってから、タスクを処理していくのがポイントです。

    1点だけ注意事項があるのですが、5分以内の仕事は優先順位付けはせず、その場で片付けた方がいいです。

    すぐに終わる仕事まで優先順位付けしてしまうときりがないので、5分以内の仕事はその場で片付けましょう。

    こういう人は、優先順位を 緊急度、重要度の2軸で判断しましょう。

    「参考サイト:黄色いノート

    緊急度と重要度の組み合わせで考えると、以下のような優先順位がつけられます。

    <仕事の優先順位

    • 1位:緊急で重要なこと
      (例)今日中に提出しなければいけない書類づくり、クレーム対応、直前に迫った会議の資料づくり
    • 2位:重要だけど緊急ではないこと
      (例)来月のプロジェクトの準備や計画、スキルアップ、適度な息抜き
    • 3位:緊急だけど重要ではないこと
      (例)急な来客への対応、無意味な電話やメールへの返事、多くの会議
    • 4位:緊急でも重要でもないこと
      (例)必要以上の息抜き、ダラダラした電話対応、世間話

    【改善策2】締め切りを設ける

    締め切りがない仕事でも、どのくらいで終わるのかを見立て、 自分の中で締め切りを設ける事で効率的に仕事を処理していく事が可能です。

    締め切りを設けるポイントは、以下の2つです。

    • 〜分(時間)以内にやる
    • 〜時(日)までに終わらせる

    例えば「この文書は30分以内につくる」「メールチェックは10分以内に済ませる」など明確に時間を設定します。

    こうすることで、完璧主義に走らずにメリハリをつけて仕事を進めることができます。

    ただし、急な仕事の割り込みなどペースが乱されることもあります。その場合は早めに頭を切り替えて、スケジュールを立て直しましょう。

    「定時を過ぎても仕事はできる」という考えは捨てて、残業なしで帰るには仕事時間をどう振り分ければいいのかを考えて作業を進めてくださいね。

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  • 【改善策3】仕事を他人に割り振る

    自分一人で仕事を引き受け過ぎている場合は、 仕事を他の人に割り振ることができないか検討してみましょう。

    「怒り・諦めタイプ」と「怯えタイプ」は人に頼めない理由は違いますが、結果的に自分一人で仕事を抱え込んでしまうという結果は同じです。

    自分の作業量が多いと感じたら、余裕のあるメンバーに割り振る、もしくは自分以外のメンバーに作業が集中している場合は自分を含めてチームで分担するなど、調整すれば仕事の効率がアップします。

    ただし、やみくもに依頼しても相手を困らせる事にもなりかねないので、 「どういう仕事を振り」「どういう仕事を自分がするのか」をはっきり区分しましょう。

    自分の業務を分解し、どういう理由で頼むのかを明確化させることが重要です。

    タイプ別に以下のように意識改革しましょう。

    • 怒り・諦めタイプ:自分がやったほうが早い→メンバーの得意、不得意を見極めて適切に業務を振り分ける
    • 怯えタイプ:人に頼むのは図々しいのでは→仕事が終わらなくて仕事相手に迷惑をかけてしまわないことが重要

    「図々しいのでは」と思って頼めない怯えタイプの人は、以下の 4つの頼むコツを使えば、相手が快く仕事を引き受けてくれる可能性が高まります。

    1. 頼む理由と納期をはっきりさせる:なぜ行ってほしいか、いつまでに終わらせればいいか
    2. 頼むタイミングを見計らう:終業時間、始業間近、会議前、考え事をしている時は避ける。いつも忙しそうに見える人には「3分ほど、お時間をいただけますでしょうか?」などとお伺いを立ててから要件を切り出す
    3. 相手の能力や人間性を高く評価していることを感じさせる:「◯◯さんにしか頼めない」「この分野は◯◯さんに敵う人はいないから」
    4. 最低でも3回はお礼を言う:「仕事を引き受けてくれた時」「その最中」「終わった時」の3回

    【改善策4】集中力をつける

    集中力を高めるために一番大切なのは、 「環境」です。

    このことは、人間の行動分析をもとにした「行動科学マネジメント」でも証明されています。

    必要ないものは机に置かず、鞄や引き出しにしまいましょう。

    パソコンのデスクトップにも不要なフォルダは置かず、スッキリさせておくと作業しやすくなります。

    在宅で仕事をしている人は、漫画やテレビなど誘惑するものは目に入らないように仕事用の部屋を確保できるといいですね。

    邪魔なものは片付けた上で、以下の7つの集中するコツを実践してみてください。

    1. 「5分だけ仕事をしよう」で集中力のスイッチをON
      面倒で取りかかれないときは、「5分だけ」で作業のハードルを下げる。簡単な作業から取りかかるのがコツ
    2. 「15分仕事したら30秒休憩」を繰り返す
      大抵の人は15分しか集中力が続かない。15分に区切ることで集中力が保ちやすくなる
    3. 中途半端なところで仕事をやめる
      「もうちょっとやりたい」ところで仕事を中断すると、次始めるときに前の仕事のノリで再開できる
    4. 今日やるべきことを紙に書き出す
      その日の予定は考えるだけではなく、紙に書き出す。緊急で重要な仕事は丸をつけておく
    5. 大きな仕事は細かく分ける
      10の仕事があれば、2×5に分けて小さなゴールを設定する。小さなゴールを繰り返しクリアすることで、大きな仕事を効率よくこなすことができる
    6. 集中しやすい時間に仕事をする
      自分が集中しやすい時間帯を見つけておく。その時間に重要な仕事を入れる習慣をつける
    7. 仕事終了の30分前にアラームを鳴らす
      例えば19時退社なら18時半にアラームを鳴らすと、その後の30分間の集中力が飛躍的に上がるというデータがある
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  • 【改善策5】ツールを使って仕事を効率化させる

    ツールを使うのは手抜きと考えている人は、その考えを改めて仕事を効率化させましょう。

    効率化できる仕事はツールを使って時間短縮した方が、頭を使う仕事に時間をかけられるからです。

    複数の時短ツールを活用して、仕事の効率をアップさせている人もいます。

    以下におすすめの仕事効率化ツールを紹介しておきます。

    • 文書を書くのが遅い→コピペツール
      Windows向け:Clibor(クリボー)
      Mac向け:Clipy(クリッピー)
    • やることが多くてわけがわからなくなる→スケジュールツール
      Windows向け:Googleカレンダー
      Mac向け:Googleカレンダー
    • 時間を区切って集中したい→タイマーツール
      Windows向け:Focus To-Do
      Mac向け:Be Focused 
    • 考えを整理したい→マインドマップツール
      Windows&Mac向け:XMind
    • WEBページの修正のお願いをしたい→コミュニケーションツール
      AUN(あうん)
      (動作環境:Internet Explorer 11 以降、Firefox 最新版、Google Chrome 最新版、Safari 最新版(クリップボード使用不可))

    効率化ツールはもちろん、ショートカットキーを活用するだけでも、仕事が終わる人になれますよ。

    3.そもそも仕事量が多すぎる場合の3つの対処法

    仕事の量が多すぎると、仕事を効率化させても終わらない場合もあります。

    こんな悩みを抱えている人はたくさんいます。

    仕事が終わらない原因が自分の中以外にあるなら、 環境を改善する必要があります。

    そうでないと、肉的的にも精神的にも限界がきてしまう可能性があるからです。

    そうならないためにも、仕事が終わらない悩みを抱えている人は、状況に応じて以下の3つの対処法を試してみてください。

    1. 上司に相談する
    2. 完璧主義にならない
    3. 転職する

    では1つずつ解説していきます。

    3-1.上司に相談する

    「仕事量が多すぎる」と感じた時は まずは上司に相談しましょう。

    上司といえども、部下の仕事を100%把握しているわけではないからです。

    どんな上司でも、管理責任があるので相談には応じてくれるはずです(対応の善し悪しはともかく)。

    上司には部下の管理責任があるので、部下が仕事量の負担を理由に退職したとしたら上司の責任になるからです。

    例えば仕事が多すぎてうつ病になってしまった場合、それは上司が部下の仕事量を管理できていなかったことが原因になります。

    周りも同じように仕事を割り振られていて、「自分だけ弱音を吐くのは恥ずかしい」と思うかもしれませんが、周りが感じていることをあなたが発言すれば、 全体の仕事環境が改善され、感謝される可能性があります。

    仕事量が多い場合はプライドを捨てて、上司に相談してみましょう。

    残業が認められていない場合もまずは相談!

    最近では 残業を認めていない会社が増えていますが、その場合もまずは上司に相談しましょう。

    残業はしない前提で仕事をするのが理想ですが、物理的に終わらないほど仕事量が多い場合はそうも言ってられません。

    残業禁止の会社で上司から残業OKを得るには、 残業しなければいけない理由をはっきり伝えることが大切です。

    なぜなら、会社が残業禁止にしている理由は会社の経営状態が悪く、残業代を払いたくないというケースが大半だからです。

    例えばあなたが「仕事が終わらないから残業したい」と言っても、会社側からすると「残業代が欲しいから残業をしたいと考えているのでは?」と取られる可能性もあります。

    考えのすれ違いをなくすためにも、「(残業代が欲しいわけではなく)仕事の量が多くて定時で終わらないから、今日だけは残業を認めて欲しい」というような理由をつけて相談してみるようにしましょう。

    3-2.完璧主義にならない

    仕事の量が多くてもなんとかこなしている人たちは、 手の抜きどころを知っています。

    手の抜きどころがわからない完璧主義の人は、仕事量が多い際の負担を大きく感じてしまいます。

    完璧主義で質の高い仕事をするのは素晴らしいことですが、 どんなに良い仕事をしても期限が過ぎてしまっては価値がなくなってしまいます。

    もし期限が迫っているけれど60%までしか終わっていない場合は、納期を延ばすのではなく、80%くらいで完成と考えましょう。

    そうでないと、結局相手からまたFBを受けてやり直さす時間が必要になる可能性があるからです。

    完璧主義で仕事が手いっぱいになってしまう人は、うまく手を抜く方法を覚えてくださいね。

    3-3.転職する

    職場がブラックで、 相談できる上司もいない、周囲にも頼れない場合は転職も視野に入れてみましょう。

    社員のほとんどがキャパオーバーになっている職場は、いわゆるブラック企業の可能性が高いです。

    ブラック企業で必死に頑張っても、ひたすら仕事を押し付けられて心身ともに疲れきって病気になってしまう可能性もあります。

    転職するのは「逃げ」という後ろめたさを感じるかもしれませんが、 体を壊して動けない状況になってしまう前に手を打ったほうがあなたのためになります。

    周囲もキャパオーバー、相談できる上司も見当たらないなら、思い切って転職を視野に入れてみましょう。

    転職エージェントなら、転職前のそういった相談から聞いてくれるので、あなたの現状を理解した上で、その問題を解決する方向へ一緒に進めてくれますよ。

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    4.仕事が終わらない人のための3つのストレス解消法

    仕事のストレスが溜まると、ストレスに対抗するために自律神経の交感神経が高ぶるため、通常より無理が効いてしまいます。

    この期間のことを「抵抗期」といい、持続するストレスに心身が抵抗しようと頑張っている期間です。

    このまま頑張り続けると、心身が疲弊して抑うつ状態になったり、急に無気力になってしまうなど精神症状が現れる「疲弊期」に移行してしまいます。内臓機能が低下して、身体の疾患が起こる人もいます。

    心身を病んでしまわないためには、「抵抗期」の間にストレスに気づいて対処することが大切です。

    そこでおすすめなのが 「眠る」「話す」「気分転換」の3つでセルフケアする方法です。

    1. しっかり眠る
    2. 信頼できる人に話す
    3. 気分転換する

    それでは3つのセルフケアのポイントを一つずつ見ていきましょう。

    4-1.しっかり眠る

    心身を休ませてストレスの蓄積を防ぐには、 1日6時間は睡眠時間を確保したいところです。

    なぜなら、ストレスが原因で睡眠時間が6時間を切ると脳梗塞や脳内出血、心不全や心筋梗塞などの脳血管疾患や新疾患のリスクが高くなるからです。

    もし仕事の不安やストレスでうまく寝付けない場合は、以下のリラックス法を試してみてください。

    入眠呼吸法(自律神経のバランスを整える)

    1. 布団に仰向けに寝て、軽く目を閉じる
    2. ゆっくり大きく息を吸う。吸った息をゆっくり吐き出す
    3. ②を繰り返し、呼吸に意識を向けて頭の中で呼吸の数をゆっくり数える

    4-2.信頼できる人に話す

    仕事のストレスを解消するには、自分だけで悩むのではなく 信頼できる人に気持ちを打ち明けることも有効です。

    家族や友人、親しい同僚などに仕事の悩みを打ち明けることで、気持ちが楽になってストレスから解放されることがあるからです。

    例えば仕事で疲れて「もう限界…」と打ち明けたとき、身近な人が辛い気持ちに寄り添ってくれたら、それだけでも気持ちが落ち着きますよね。

    これを情緒的サポートと言います。ストレス解消のためには、こういう他者との会話からのサポートが有効です。

    情緒的サポート以外にも、他者による ソーシャルサポート(お互いの健康を守る)は以下のような種類があります。

    1. 道具的サポート:その人の負担を減らすために手伝う、必要なものを提供
      (例)「辛い」→「手伝うよ」「人手を増やすよ」
    2. 情報的サポート:その人に必要だと考えられる情報を伝える
      (例)「辛い」→「それを解決するにはこういう方法があるよ」
    3. 評価的サポート:その人を肯定評価する
      (例)「辛い」→「あなたはよく頑張っているよ」
    4. 情緒的サポート:その人の辛い気持ちに寄り添う。慰めたり勇気付けたりする
      (例)「辛い」→「大変だよね」「辛いよね」

    信頼できる人に話すだけで、辛い気持ちが癒されたり、解決の糸口が見つかる可能性がありますよ。

    身近に相談できる人がいないという人は、カウンセリングサービスなどを利用してみるといいかもしれませんね。

    4-3.気分転換する

    ストレスを緩和するには、 自分が好きなことに没頭する時間を確保することも有効です。

    「仕事が終わらない」と悩んでいる時ほど、目の前の仕事に圧倒されて他のことが目に入りにくくなるものです。

    そうなると逃げ道が見つからず、ストレスが高まってしまいます。

    音楽を聴いたり、体を動かすなど、仕事のことを忘れる時間を確保することで、気持ちをリフレッシュしましょう。

    忙しくてプライベートの時間が確保できない場合は、通勤時間に音楽を聴く、お風呂にアロマの入浴剤を入れてリラックスするなど、日常生活のなかでできるリラックス方法を取り入れてみてください。

    5.仕事が終わらない人におすすめの本3選

    5-1.「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」(中島 聡)

    仕事ばかりで大事なことに時間を使う暇がないビジネスパーソンへ、 ロケットスタート時間術などの「超速時間術」を教えてくれます。

    著者は米マイクロソフト本社で「Windows95」の開発に携わった伝説のプログラマーで、パソコンの「ドラッグ&ドロップ」を普及させた張本人です。

    時間術のノウハウだけではなく時間の本質も教えてくれるので、「時間を使いこなすメリット」を痛感することができます。

    <この本の要約>

    1. 仕事を締め切りまでに終わらせるには「仕事にかかる時間」を正しく見積もることが重要。心理的な余裕(スラック)を持つことが生産性の向上に繋がる
    2. 締め切りをゴールに設定すると、予想外の事態(誤差)に対応できない。なので締め切りの前にもう一つの締め切りを設定するといい。
    3. ロケットスタート時間術では、指定された最初の2割の期間で仕事に全力で取り組み、仕事全体にかかる時間を把握する。
      さらにスタートダッシュで仕事全体の8割を仕上げて余裕を生み出す。

    5-2.最速の仕事術はプログラマーが知っている(清水亮)

    「辞書登録でメールを5秒で送信」「タイピングを見直して生産性3割アップ」「今日と明日に急な予定は入れない」など全部で41項目のスピードアップ術を教えてくれる本です。

    国家認定の「天才プログラマー」兼経営者である著者が、プログラマー特有の「情報処理術」を駆使した仕事の方法を教えてくれます。

    本書ではKISS原則(とにかくシンプル)などプログラムの原則や仕組み、webの利用法などプログラマー思考から生まれた仕事術を公開しています。メール送信、情報整理、人材育成、ビジネス設計など広範囲に応用できる内容です。

    専門用語はほとんど使われていないので、プログラミングの分野が全くわからない人でも気軽に読めますよ。

    <この本の要約>

    1. プログラマーは同じことの繰り返しを嫌う。シンプルであることを好む。この考えを仕事に生かし、典型的なパターンは再利用できるようにしたり、企画書やプレゼン資料をスッキリ見せる工夫をするなどの効率化が生まれる
    2. Webでは重要な情報は得られないが、手がかりはつかめる。伝える情報を得るためには情報を発信して人に会い、ネットワークを自ら構築することが大切
    3. 「割り込み」対応は少ないほうがよい。そのためには、あえてコミュニケーションを制限することも必要。 

    5-3.仕事が速い人はどんなメールを書いているのか(平野友朗)

    仕事が速い人のメールの書き方を紹介している本です。

    著者はこれまでに1万通以上のビジネスメールを添削し、自身も1日100通以上のメールをスピード処理しているメールの達人です。

    言いたいことが伝わらない人や、メールのやり取りをなんども繰り返すメール処理が苦手な人はぜひ読んでみてくださいね。

    <この本の要約>

    1. 仕事が速い人のメールの書き方を解説
    2. 仕事が速い人の発想「主導権を握る」「無駄なことを排除する」「優先順位をつけない」「相手の思考を先回りする」
    3. 仕事が速い人は「目的」「ビジュアル」「返信のしやすさ」「言葉」「処理速度の削減」という5つを意識しながらメールを書いている

    まとめ

    仕事が終わらない人の4つの特徴は 「優先順位がつけられない」「時間を意識していない」「他人に頼れない」「ツールを使っていない」です。

    自分に当てはまっていると感じたあなたは、この記事で紹介した優先順位のつけ方や、仕事の締め切りを設けるなどの方法で仕事を効率化してみてください。

    そもそも仕事の量が多い場合は、上司に相談するなどして仕事の環境を改善させましょう。

    時間を意識して仕事をするだけでも、仕事が終わる人に一歩近づくことができるはずですよ。

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