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メールやビジネス文書など、色々なシーンで「ご参考までに」という表現で終わっている文章を見かけますよね。
何となく意味はわかるものの「文法的に正しいのか?」「目上の人に使っても良いのか?」など疑問に思うことも多いでしょう。
この記事では「ご参考までに」の意味や使い方、例文や英語表現について説明します。
正しい文法、正しい使い方で、目上の人や社外の人に伝えましょう。
1.「ご参考までに」の意味
「ご参考までに」とは、話題に直接関係しない内容について、「良ければ参考にしてください」と補足情報を提供する際に使われる言葉です。
「参考」の意味を考えると理解できるでしょう。
「ご参考までに」は、何かを提案し、さらにプラスαの情報を提供する際によく使われる表現です。
参考にすることを強制するものではありません。
「ご参考までに」は目上の人にも使える敬語表現
「ご参考までに」は「参考までに」に「ご」をつけた敬語表現のため、目上の人にも使えます。
たとえば、「参考までに」は以下の場合に用いられます。
- 考える材料程度に情報を提供する場合
- 話題に直接関係しない場合や、結論を大きく左右しない場合
文末で「ご参考までに」と結ぶ場合、「目を通しておいてください」「確認しておいてください」という意味の文章が省略されています。
目上の人も使える言葉ですが、使う相手や状況によっては失礼にあたる場合もあるので注意しましょう。
詳しくは『2.「ご参考までに」の使い方と例文』で説明します。
ビジネスシーンの「ご参考までに」は注意が必要
ビジネスシーンで「ご参考までに」と言われた場合は、聞き流さずにしっかり確認するようにしましょう。
言葉の通りに解釈すると、相手に強制するものではなく、補足程度の意味合いです。
しかし、ビジネスシーンで「ご参考までに」を使う場合には、以下のニュアンスが含まれています。
- 認識しておいてください
- 参照してください
- 目を通しておいた方が業務がスムーズに運びます
ビジネスシーンで「ご参考までに」と言われた場合は、聞き流さずにきちんと確認しましょう。
事前に参照すべき資料を確認していないと、会議で話についていけなかったり、取引先に迷惑をかけてしまったりする可能性があります。
補足|「参考」と「参照」の違い
「参考」と「参照」には、どちらも似たような意味があります。
しかし、「参考」と「参照」では、対象とするものや目的が異なるため、実際に使う場合には注意が必要です。
「参照」は、目に見える文書やデータ化されたものを対象とする場合が多く、「参考」のニュアンスはほとんどありません。
「参考」:資料や意見を手掛かりに考えること
「参照」:資料を照らし合わせること
具体的に説明すると、「参考」は「人の意見や、資料、事例」などを手掛かりにすること、一方「参照」は「文書や図などの資料」を照らし合わせることです。
2.「ご参考までに」の使い方と例文
「ご参考までに」の使い方には、文末に使う場合と、文中に使う場合の2種類あります。
ここでは、「ご参考までに」を使う際に気をつけるべきポイントと「ご参考までに」を使った例文をご紹介します。
文末で使う「ご参考までに」
「ご参考までに」の使い方でよく目にするのは、文末の結びとして使うものです。
先に書いた文章に対して使うこともありますし、添付した資料について使うこともあります。
どちらも後ろに続く文章を省略した言い方です。
ただし、省略した表現を不快に思う人もいるため、丁寧な表現が求められる場面では使わないほうが無難です。
「ご参考までに」に続く言葉の主語は誰?
「ご参考にまでに」を使ううえで、後に続く言葉の主語が誰なのかは、注意すべきポイントです。
続く言葉が相手の行動を表す場合は、「ご参考までに」の後は尊敬語を使った文章になります。
続く言葉が自分の行動を表す場合は、謙譲語を使った文章にする必要があります。
「ご参考までに」に続く言葉が、相手の行動の場合→尊敬語を使う
「ご参考までに」に続く言葉が、自分の行動の場合→謙譲語を使う
例文:(相手の行動の場合:尊敬語)「ご参考までに過去の資料もご覧になりますか。」
「ご参考までにお手元の資料をご覧ください」
例文:(自分の行動の場合:謙譲語)「ご参考までに資料を添付いたします。」
「ご参考までに次回のイベントの日程を掲載させていただきました。」
敬語を正しく使えることは、社会人として必須ポイントです。
尊敬語と謙譲語を間違えないように、上記の例文をしっかり確認しておきましょう。
補足|「ご参考までに」の注意点
メールや文書で「ご参考までに」を使う場合、その内容はもしかしたら相手に確認してもらえないかもしれない可能性があります。
「ご参考までに」の重要度は人によって異なるため、「参考程度で良いなら見なくても良いか」とスルーする人もいるからです。
きちんと目を通してもらいたい大切な内容については「ご確認ください」「ご一読ください」「お目通しください」などの言葉で確認を促しましょう。
参考:マイナビニュース
3.「ご参考までに」の英語表現
「ご参考までに」の英語表現には、以下の2つがあります。
- For Your Information
- For Your Reference
どちらも”FYI”や”FYR”と略して表記することが可能です。
例文:For Your Information, I’ve attached an interesting link of the news.(ご参考までに興味深いニュースのリンクを添付いたします。)
例文:FYR, please see the attached PDF file.(ご参考までに添付のPDFファイルをご覧ください。)
まとめ
「ご参考までに」は補足的な情報を提示する際によく使われる表現です。
しかし、「ご参考までに」の情報をどの程度重要と捉えるかは人によって異なります。
そのため、ビジネスシーンでは「ご参考までに」とされた場合でもきちんと確認しておくようにしましょう。
また、相手に確実に確認してほしい内容については「ご参考までに」とは書かないほうが無難です。
「ご参考までに」を上手に使うことができれば、あなたの社会人としての評価もアップすることでしょう。